Đón tiễn một đoàn khách quốc tế đi theo ba chặng: chuẩn bị kỹ trước khi khách đến, đón tại sân bay và đưa về nơi ở, rồi tiễn với cấp tương xứng như lúc đón. Phần nghi lễ thường dễ, phần làm người tổ chức mất ngủ là hậu cần: chuyến bay trễ, hành lý thất lạc, xe đến sai cửa.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Tập này dành cho những ai sắp được giao một việc nghe đơn giản: ra sân bay đón đoàn.
Trước khi khách đến cần chốt những gì?
Thứ đầu tiên là danh sách đoàn chính thức, có số hộ chiếu, chức vụ, chuyến bay đến và đi của từng người. Đoàn mười người có khi đi ba chuyến bay khác nhau, và mỗi chuyến cần một người đón riêng.
Thứ hai là chương trình làm việc theo từng giờ, đã được hai bên đồng ý, có ghi rõ ai đi cùng, xe nào, địa điểm nào, trang phục gì. Bản chương trình này sẽ thay đổi nhiều lần, nên luôn ghi số phiên bản và ngày giờ cập nhật ở đầu trang.
Thứ ba là nhu cầu đặc biệt: khách ăn chay, khách dị ứng, khách cần xe lăn, khách cần phòng không hút thuốc, khách mang thiết bị y tế. Hỏi một lần từ sớm đỡ hơn chạy đi tìm lúc nửa đêm.
Cuối cùng là cử một người làm đầu mối liên lạc duy nhất với đoàn khách. Khách chỉ cần nhớ một số điện thoại. Nếu ba người bên chủ nhà cùng gọi cho khách với ba thông tin khác nhau, buổi đón đã hỏng trước khi bắt đầu.
Đón ở sân bay diễn ra thế nào?
Cấp người ra đón phản ánh mức độ coi trọng đoàn. Với đoàn chính thức, thường có người cấp tương đương hoặc cấp phù hợp của chủ nhà ra tận cửa máy bay hay phòng chờ đặc biệt. Với đoàn làm việc thông thường, một cán bộ và người phiên dịch đón ở sảnh đến là đủ.
Người đón nên có mặt trước giờ máy bay hạ cánh, theo dõi tình trạng chuyến bay liên tục. Chuyến bay quốc tế có thể đến sớm hơn dự kiến, và không có cảnh nào khó coi bằng đoàn khách đứng chờ người đón.
Trong lúc khách làm thủ tục và lấy hành lý, cử một người lo riêng hành lý. Khách mệt sau chuyến bay dài sẽ rất cảm kích nếu không phải tự đẩy xe đồ.
Nếu có tặng hoa, hãy chọn bó gọn nhẹ, không quá to, không có loài hoa mang nghĩa tang ở nước khách. Và nhớ rằng khách vừa ngồi mười tiếng trên máy bay, nên lời chào ngắn gọn rồi đưa ngay về khách sạn là món quà lớn nhất.
Xếp xe và đưa khách về nơi ở
Xe của trưởng đoàn thường đi đầu đoàn xe hoặc ở vị trí thứ hai sau xe dẫn đường. Trong xe, ghế danh dự là ghế sau bên phải, phía xa tài xế với xe tay lái thuận; người đi cùng phía chủ nhà ngồi bên trái.
Mỗi xe nên có một tờ danh sách người đi xe đó, và người phụ trách xe có số điện thoại của tài xế các xe khác. Khi đoàn xe bị tách ra ở đèn đỏ, chỉ một cuộc gọi là gom lại được.
Ở khách sạn, thủ tục nhận phòng nên được làm sẵn trước. Khách chỉ cần nhận chìa khoá và lên phòng. Phong bì trong phòng có chương trình in sẵn, số điện thoại đầu mối, mật khẩu mạng không dây và một tấm bản đồ nhỏ khu vực xung quanh.
Nhiều đoàn sẽ muốn có buổi họp ngắn tối hôm đến để thống nhất lại chương trình. Đừng xếp tiệc lớn vào tối đầu tiên nếu khách bay đêm, trừ khi chính họ yêu cầu.
Trong những ngày làm việc
Người đầu mối nên có mặt ở sảnh khách sạn trước giờ xuất phát mỗi sáng. Nhiều khi khách có câu hỏi nhỏ, cần đổi tiền, cần mua thuốc, mà ngại gọi điện.
Mỗi tối, hai bên rà lại chương trình ngày hôm sau. Lịch có thể thay đổi vì một cuộc gặp kéo dài, một vị lãnh đạo bận đột xuất. Thay đổi phải được báo cho tài xế, nhà hàng, địa điểm, phiên dịch cùng lúc.
Để ý sức khoẻ của đoàn. Khí hậu nóng ẩm, đồ ăn lạ và lịch kín có thể làm khách mệt. Biết sẵn địa chỉ bệnh viện có khoa quốc tế gần nhất là việc nên làm, hy vọng không phải dùng tới.
Và hãy để cho khách một khoảng thời gian tự do. Một buổi tối không có chương trình, để họ tự đi dạo phố, thường lại là kỷ niệm họ kể nhiều nhất khi về nước.
Tiễn khách sao cho tròn?
Nguyên tắc chung là tiễn tương xứng như lúc đón. Đón ở cấp nào thì tiễn ở cấp đó hoặc tương đương. Đón long trọng mà tiễn qua loa, khách sẽ thấy hụt hẫng, như một cuộc gặp kết thúc nửa chừng.
Thủ tục trả phòng, thanh toán, gửi hành lý nên được lo trước. Ước lượng thời gian ra sân bay có tính đến kẹt xe giờ cao điểm, cộng thêm một khoảng dự phòng rộng.
Ở sân bay, người tiễn đi cùng khách tới khu vực làm thủ tục, chờ đến khi mọi người đã nhận thẻ lên máy bay rồi mới chia tay. Nếu có quà tặng lúc tiễn, nên trao trước khi ra sân bay để khách kịp xếp vào hành lý ký gửi.
Sau khi khách về tới nơi, một tin nhắn hỏi thăm chuyến bay, kèm lời cảm ơn và vài tấm ảnh của chuyến đi, khép lại chuyến thăm một cách ấm áp. Nhiều mối quan hệ lâu dài bắt đầu từ chính những tin nhắn nhỏ như vậy.
Câu hỏi thường gặp
Có cần biển tên khi đón khách ở sân bay không?
Rất nên, nhất là khi khách chưa từng gặp người đón. Biển nên ghi tên khách hoặc tên đoàn bằng chữ in rõ ràng, theo đúng cách viết trong hộ chiếu, tránh viết tắt và tránh viết tên đơn vị chủ nhà to hơn tên khách.
Chuyến bay của khách bị huỷ thì làm gì?
Người đầu mối liên hệ ngay với khách để biết chuyến bay thay thế, báo lại cho khách sạn, tài xế và những nơi có lịch hẹn. Chương trình ngày đầu thường phải dời, nên chuẩn bị sẵn phương án rút gọn từ trước.
Ai trả chi phí ăn ở cho đoàn khách?
Việc này được thoả thuận trước giữa hai bên và ghi rõ trong thư mời. Tập quán có đi có lại thường gặp ở các đoàn chính thức, nhưng không có luật chung. Đừng để đến khi trả phòng mới bàn chuyện ai thanh toán.
Có nên mời khách về nhà riêng ăn cơm không?
Với đoàn chính thức thì nên hỏi ý phía khách trước, vì một số người có quy định hạn chế. Nếu được, một bữa cơm gia đình thường là trải nghiệm đáng nhớ nhất của chuyến đi.
Đoàn khách có trẻ em hay người cao tuổi đi cùng thì cần lưu ý gì?
Hãy giảm mật độ chương trình, bố trí xe dễ lên xuống, chọn khách sạn có thang máy và gần trung tâm. Với trẻ em, chuẩn bị ghế ngồi phù hợp trên xe và một vài hoạt động riêng trong lúc người lớn làm việc.
