Nguyên tắc xếp chỗ bàn tiệc chiêu đãi khách quốc tế khá gọn: vị trí càng gần chủ nhà càng danh dự, bên phải danh dự hơn bên trái, khách chính ngồi bên phải chủ nhà, và khách hai đoàn được xếp xen kẽ để ai cũng có người bên kia để trò chuyện. Mọi biến thể khác chỉ là áp logic đó vào hình dáng cái bàn.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Nếu bạn sắp phải lo một bữa tiệc có khách nước ngoài, dù là đoàn của tỉnh, của trường hay của công ty, tập này dành cho bạn.
Vì sao bên phải lại là chỗ danh dự?
Tập quán này có từ rất lâu ở châu Âu, và đã thành thông lệ quốc tế. Người ta giải thích theo nhiều cách, có giai thoại cho rằng người ngồi bên phải là người được tin tưởng nhất. Dù gốc gác thế nào, ngày nay nó đơn giản là một quy ước ai cũng hiểu.
Ở Việt Nam, tập quán truyền thống lại coi trọng vị trí giữa và vị trí đối diện cửa ra vào. Hai cách nghĩ không mâu thuẫn. Trong tiệc có khách quốc tế, người ta thường theo quy ước quốc tế, còn những mâm cơm gia đình thì vẫn theo nếp nhà mình.
Điều cần nhớ là bên phải ở đây tính theo người đang ngồi, không phải theo người đứng nhìn vào bàn. Rất nhiều sơ đồ bị vẽ ngược chỉ vì người vẽ nhìn từ cửa vào.
Mẹo đơn giản là tự ngồi vào ghế của chủ nhà khi kiểm tra. Tay phải của bạn chỉ về đâu, khách chính ngồi ở đó.
Bàn dài nên xếp thế nào?
Với bàn dài, có hai kiểu phổ biến. Kiểu thứ nhất, chủ nhà ngồi giữa một cạnh dài, khách chính ngồi giữa cạnh đối diện, hai người nhìn thẳng vào nhau. Kiểu này hợp với những bữa tiệc mang tính làm việc, vì hai trưởng đoàn dễ nói chuyện.
Kiểu thứ hai, chủ nhà ngồi ở đầu bàn, khách chính bên phải. Kiểu này thường gặp ở những bữa tiệc kiểu Anh, trang trọng hơn nhưng hai người ở hai đầu bàn gần như không nói chuyện được với nhau.
Sau khi đặt hai người quan trọng nhất, bạn xếp tiếp theo hình chữ chi. Người quan trọng thứ hai của khách ngồi bên phải người đồng chủ nhà, người thứ ba bên trái chủ nhà, và cứ thế toả ra hai phía.
Hai đầu bàn thường là chỗ khó xử nhất, vì ngồi đó dễ có cảm giác bị đẩy ra rìa. Nhiều người làm lễ tân chọn để trống hai đầu, hoặc xếp vào đó những người trong đoàn chủ nhà đủ thân để không phật lòng.
Bàn tròn có dễ hơn không?
Bàn tròn bớt đi cảm giác trên dưới, nên được dùng nhiều trong tiệc ở Việt Nam và nhiều nước châu Á. Nhưng nó vẫn có vị trí danh dự. Ghế chủ nhà thường đặt đối diện cửa ra vào, khách chính ngồi bên phải, khách thứ hai bên trái.
Khi có nhiều bàn tròn, bàn chính đặt ở vị trí dễ thấy nhất, thường gần sân khấu hoặc chính giữa phòng. Mỗi bàn phụ nên có ít nhất một người của đoàn chủ nhà làm chủ bàn, để khách không bị bỏ rơi giữa những người không quen.
Một bàn tròn mười người là kích cỡ dễ trò chuyện nhất. Bàn lớn hơn thì người ngồi đối diện phải nói to mới nghe được, và bữa tiệc tự chia thành vài nhóm nhỏ.
Trên bàn chính, bình hoa nên thấp. Bình hoa cao giữa bàn trông đẹp trong ảnh, nhưng hai trưởng đoàn ngồi đối diện sẽ nói chuyện qua một bụi lá.
Phiên dịch ngồi đâu, người cùng đoàn có ngồi cạnh nhau không?
Phiên dịch thường ngồi hơi lùi phía sau, giữa chủ nhà và khách chính, để nghe rõ và nói nhỏ được với cả hai. Ở một số bữa tiệc, phiên dịch có chỗ ngồi ở bàn nhưng thường không ăn nhiều, vì miệng bận làm việc.
Người cùng một đoàn nên được tách ra, xen kẽ với người của đoàn kia. Nếu để cả đoàn khách ngồi một dãy, cả đoàn chủ nhà ngồi một dãy, bữa tiệc sẽ thành hai bữa ăn riêng chạy song song.
Trong lúc xen kẽ, hãy để ý ngôn ngữ. Đặt một người chỉ nói tiếng Việt giữa hai vị khách chỉ nói tiếng nước ngoài là đẩy cả ba vào một tiếng rưỡi im lặng. Một người làm lễ tân tinh ý sẽ rải những người biết ngoại ngữ đều khắp các bàn.
Nếu khách có vợ hoặc chồng đi cùng, nhiều nơi có tập quán không để hai vợ chồng ngồi cạnh nhau trong tiệc chính thức, để mỗi người có dịp quen thêm người mới.
Những lỗi hay gặp và cách tránh
Lỗi phổ biến nhất là sơ đồ chốt quá sớm. Danh sách đoàn khách thay đổi tới tận sáng hôm tiệc. Hãy để sơ đồ ở dạng dễ sửa, và in bảng tên muộn nhất có thể.
Lỗi thứ hai là quên hỏi chế độ ăn. Một vị khách ăn chay hay kiêng một loại thịt vì tôn giáo phải được biết từ trước, để bếp chuẩn bị riêng và người phục vụ biết đặt đúng món trước mặt họ.
Lỗi thứ ba là bảng tên quá nhỏ hoặc chỉ in một mặt. Bảng tên nên in hai mặt, chữ đủ to để người ngồi đối diện đọc được, giúp mọi người gọi đúng tên nhau suốt bữa.
Lỗi cuối cùng là không có người đứng cửa dẫn khách về chỗ. Khách quốc tế bước vào phòng tiệc lạ, nhìn biển bàn tròn giống hệt nhau, rất dễ lúng túng. Một người đón ở cửa, cầm sơ đồ, dẫn từng vị về ghế, là chi tiết nhỏ nhưng khách nhớ rất lâu.
Câu hỏi thường gặp
Chủ nhà có nhất thiết ngồi đối diện cửa ra vào không?
Đó là thông lệ phổ biến vì chủ nhà nhìn thấy cả phòng và khách đến. Nhưng nếu phòng có sân khấu hoặc cửa sổ đẹp, người ta có thể đổi để khách chính có góc nhìn đẹp nhất. Quan trọng là logic gần chủ nhà vẫn giữ nguyên.
Bữa tiệc chỉ có sáu người thì có cần sơ đồ không?
Vẫn nên có, dù chỉ là một tờ giấy nhỏ cho người dẫn khách. Bữa nhỏ càng dễ thấy ai ngồi đâu, nên một vị trí lệch càng lộ rõ. Bảng tên thì có thể bỏ nếu không khí thân mật.
Tiệc đứng có cần xếp vị trí không?
Tiệc đứng không có ghế cố định, nhưng vẫn nên có một khu vực chủ nhà đứng đón khách chính và một vài người của đoàn chủ nhà được giao nhiệm vụ đi kèm khách quan trọng, để không ai đứng lạc lõng một mình.
Khách mang theo trợ lý thì xếp trợ lý ngồi đâu?
Trợ lý thường được xếp ở bàn phụ hoặc cuối bàn chính, gần lối đi để có thể ra vào khi cần. Nên hỏi trước phía khách xem trợ lý có cần ngồi gần trưởng đoàn để hỗ trợ hay không.
Có nên hỏi khách muốn ngồi đâu không?
Với tiệc chính thức thì không, vì hỏi như vậy đặt khách vào thế khó. Việc đúng là trao đổi sơ đồ với bộ phận lễ tân của đoàn khách từ trước. Họ sẽ góp ý nếu có điều cần tránh, ví dụ hai người không nên ngồi gần nhau.
