Lễ tân ngoại giao là tập hợp những quy tắc sắp xếp ai đứng đâu, ai ngồi cạnh ai, ai phát biểu trước, ai bước lên xe trước trong các cuộc gặp chính thức giữa các quốc gia và tổ chức. Thứ tự ưu tiên là xương sống của nó, vì trong ngoại giao, vị trí của một người nói thay lời về mức độ tôn trọng mà chủ nhà dành cho họ.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hôm nay mình nói về thứ nghe như chuyện hình thức nhưng lại khiến những người làm lễ tân thức trắng đêm trước mỗi sự kiện: tấm bảng tên nên đặt ở ghế nào.
Vì sao người ta không cứ ngồi đâu thì ngồi?
Thử hình dung một bữa giỗ lớn ở quê. Ông trưởng họ ngồi mâm trên, các bác các chú ngồi theo vai vế, con cháu ngồi mâm dưới. Nếu ai đó lỡ đặt một ông chú ngồi dưới người em, câu chuyện sẽ được nhắc lại cả năm.
Ngoại giao cũng vậy, chỉ khác ở chỗ những người ngồi quanh bàn không chung một dòng họ, không chung một ngôn ngữ, không chung một bộ luật ngầm. Vì thế người ta phải viết luật ra thành lời, thống nhất trước, để không ai phải đoán.
Cái lợi lớn nhất của một thứ tự rõ ràng là nó khách quan. Khi đại sứ một nước được xếp sau đại sứ nước khác, lý do không phải vì nước này quan trọng hơn nước kia, mà vì một quy tắc ai cũng biết, ví dụ ai trình quốc thư trước thì đứng trước.
Nói cách khác, lễ tân không sinh ra để làm khó nhau. Nó sinh ra để những người khác nhau có thể ngồi cùng một phòng mà không phải mở đầu bằng một cuộc cãi vã về chỗ ngồi.
Thứ tự ưu tiên được xếp theo nguyên tắc nào?
Nguyên tắc nền là cấp bậc. Nguyên thủ quốc gia đứng trước người đứng đầu chính phủ, rồi tới bộ trưởng, thứ trưởng, và cứ thế đi xuống. Trong cùng một cấp, người ta tìm thêm một tiêu chí phụ để phân định, chẳng hạn thâm niên, hoặc thứ tự chữ cái tên nước theo một ngôn ngữ đã thống nhất.
Giữa các đại sứ cùng ở một thủ đô, tập quán quốc tế lâu đời là xếp theo ngày chính thức nhận nhiệm vụ. Người đến sớm nhất được gọi là trưởng đoàn ngoại giao, thay mặt cả đoàn trong những dịp chung.
Ở cấp địa phương, khi một tỉnh đón đoàn khách, quy tắc vẫn vậy nhưng phải cân thêm vai trò chủ nhà. Chủ nhà nhường vị trí danh dự cho khách chính, còn mình ngồi đối diện hoặc ngay bên cạnh, tuỳ kiểu bàn.
Một nguyên tắc nữa ít người để ý là có đi có lại. Nước bạn đón đoàn mình ở cấp nào, với nghi thức ra sao, thì khi họ sang, mình thường đáp lại tương xứng. Lệch quá nhiều theo hướng nào cũng gửi đi một thông điệp, dù không ai nói ra.
Một chỗ ngồi lệch có thể gây ra chuyện gì?
Có những tình huống nhỏ mà hậu quả không nhỏ. Một vị khách cấp thứ trưởng bị xếp ngồi sau một vị cùng cấp nhưng ít thâm niên hơn có thể sẽ không nói gì trong bữa tiệc, nhưng đoàn của họ sẽ ghi nhận, và báo cáo về nhà sẽ có một dòng nhắc đến.
Lỗi hay gặp nhất không nằm ở những người quan trọng nhất, vì ai cũng chú ý tới họ. Lỗi nằm ở hàng giữa: những người ngang cấp nhau, ai cũng nghĩ mình nên đứng trước. Người làm lễ tân giỏi dành nhiều thời gian nhất cho chính hàng giữa này.
Lỗi thứ hai là phút chót có người thay đổi. Một vị trưởng đoàn bận việc, cử cấp phó đi thay, thế là cả sơ đồ phải xếp lại vì người thay có cấp thấp hơn.
Lỗi thứ ba là đọc sai tên hoặc chức danh khi giới thiệu. Với người phương Tây, gọi nhầm họ thành tên đã là chuyện khó xử. Với nhiều nước châu Á, gọi thiếu chức danh có thể bị hiểu là coi thường. Vì thế danh sách khách luôn được kiểm chéo hai, ba lần.
Người làm lễ tân chuẩn bị như thế nào?
Việc đầu tiên là xin danh sách đoàn chính thức từ phía bạn, có đủ họ tên, chức vụ, cách xưng hô mong muốn. Danh thiếp cũ là nguồn sai phổ biến nhất, vì chức vụ thay đổi liên tục.
Việc thứ hai là vẽ sơ đồ. Sơ đồ chỗ ngồi, sơ đồ đứng chụp ảnh, sơ đồ thứ tự xe trong đoàn, thứ tự phát biểu. Mỗi thứ một tờ, có ghi chú phương án dự phòng nếu ai đó vắng mặt.
Việc thứ ba, và đây là thứ người trong nghề coi trọng nhất, là trao đổi trước với phía lễ tân của bạn. Hai bên gửi sơ đồ cho nhau, góp ý, chỉnh sửa. Khi đã thống nhất, sẽ không có bất ngờ nào ở cửa phòng họp.
Cuối cùng là đi kiểm tra hiện trường. Phòng có đủ ghế không, cờ có đặt đúng chiều không, micro có đến đúng người phát biểu không. Một buổi gặp suôn sẻ thường là kết quả của rất nhiều lần đi lại trong căn phòng trống từ hôm trước.
Lễ tân có làm ngoại giao trở nên cứng nhắc không?
Nhiều người nghĩ vậy, và đôi khi cũng đúng. Nhưng phần lớn thời gian, chính vì những thứ hình thức đã được lo sẵn, những người ngồi quanh bàn mới có thể thoải mái nói chuyện thật. Không ai phải để ý mình đang bị xếp thấp hay cao.
Lễ tân giỏi cũng biết lúc nào nên nới. Một bữa ăn thân mật sau giờ làm việc có thể bỏ bảng tên, để mọi người tự chọn chỗ. Một chuyến thăm làng nghề có thể để khách đi bộ lẫn với người dân. Sự linh hoạt đó cũng là một thông điệp: mình coi bạn là bạn.
Điều quan trọng là sự linh hoạt phải được hai bên đồng ý trước. Tự ý phá lệ mà không báo có thể bị hiểu nhầm thành sơ suất, dù ý mình là thân thiện.
Nếu phải nói gọn, lễ tân là nghệ thuật làm cho người khác cảm thấy được tôn trọng mà không ai phải nói thành lời. Và nghĩ kỹ thì bạn cũng đang làm việc đó mỗi lần xếp mâm cỗ Tết.
Câu hỏi thường gặp
Lễ tân ngoại giao và lễ nghi khác nhau thế nào?
Lễ nghi là cách cư xử lịch sự nói chung, áp dụng cho mọi người. Lễ tân ngoại giao là phần quy tắc dành riêng cho các cuộc gặp chính thức giữa quốc gia và tổ chức, có tính thống nhất cao và thường được thoả thuận trước giữa hai bên.
Trưởng đoàn ngoại giao ở một nước là ai?
Thường là vị đại sứ đã nhận nhiệm vụ chính thức sớm nhất trong số các đại sứ đang ở nước đó. Người này thay mặt cả đoàn ngoại giao trong những dịp chung. Một số nước có tập quán riêng về vị trí này.
Doanh nghiệp tiếp khách nước ngoài có cần theo lễ tân ngoại giao không?
Không bắt buộc, nhưng mượn những nguyên tắc cơ bản như xếp chỗ theo cấp, kiểm tra chức danh, thống nhất trước với phía khách sẽ giúp buổi tiếp đón chuyên nghiệp hơn nhiều. Khách quốc tế thường nhận ra ngay sự chu đáo đó.
Nếu lỡ xếp sai chỗ ngồi thì xử lý ra sao?
Cách tốt nhất là sửa nhẹ nhàng trước khi mọi người ổn định chỗ, kèm một lời xin lỗi ngắn với người liên quan. Nếu đã ngồi xuống, thường nên để nguyên và xin lỗi riêng sau, vì đổi chỗ giữa chừng dễ gây chú ý hơn lỗi ban đầu.
Có tài liệu nào chung về lễ tân cho mọi nước không?
Có những tập quán và công ước quốc tế làm nền, nhưng mỗi nước vẫn có quy định lễ tân riêng. Khi làm việc chính thức, cách chắc nhất là hỏi bộ phận lễ tân của cơ quan mình và trao đổi trực tiếp với phía bạn.
