Nhà ngoại giao chuẩn bị một cuộc đàm phán bằng năm việc: làm rõ mình thật sự cần gì, đoán xem phía bên kia cần gì, vạch trước giới hạn có thể nhượng, chuẩn bị phương án nếu không đạt thoả thuận, và thống nhất trong nội bộ đoàn. Người trong nghề hay nói phần lớn kết quả đã được quyết định trước khi hai bên bắt tay.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Dù bạn sắp ngồi bàn với một đoàn nước ngoài hay chỉ chuẩn bị thương lượng một chương trình hợp tác giữa hai trường, cách làm dưới đây đều dùng được.
Mình thật sự cần gì?
Câu hỏi nghe hiển nhiên nhưng rất nhiều đoàn bước vào phòng với một danh sách mong muốn dài mà không biết thứ nào là cốt lõi. Khi bị ép, họ nhượng nhầm điều quan trọng để giữ điều phụ.
Cách làm của người chuyên nghiệp là chia mong muốn thành ba nhóm. Nhóm phải có, thiếu thì không ký. Nhóm muốn có, đáng để đổi lấy. Nhóm có cũng được, sẵn sàng bỏ để làm quà.
Mỗi điều trong nhóm phải có nên được hỏi thêm một câu: vì sao. Nhiều khi câu trả lời cho thấy thứ mình cần thật ra có nhiều cách để đạt được, không nhất thiết phải đúng như cách đã viết ban đầu.
Bản phân nhóm này là tài liệu mật của đoàn. Nó không được để trên bàn, không được gửi qua nhóm trò chuyện công cộng, và không được cầm theo vào giờ giải lao.
Phía bên kia cần gì?
Phần chuẩn bị bị xem nhẹ nhất lại là phần quan trọng nhất. Bạn không thể thuyết phục ai nếu không biết điều gì khiến họ đồng ý. Hãy đọc những gì phía bên kia đã công khai nói, những thoả thuận họ từng ký, những gì họ từng từ chối.
Hãy tìm hiểu cả những ràng buộc trong nội bộ của họ. Trưởng đoàn bên kia có quyền quyết tới đâu, phải xin ý kiến ai, có áp lực gì từ cơ quan mình. Một người không đủ quyền quyết sẽ không bao giờ đồng ý ngay tại bàn, dù rất muốn.
Nếu có thể, nói chuyện không chính thức với ai đó từng làm việc với họ. Họ thích bắt đầu bằng vấn đề lớn hay chi tiết, có hay kéo dài đến phút chót, có coi trọng thủ tục hay không.
Cuối cùng, thử viết ra danh sách ba nhóm của phía bên kia, theo cách bạn đoán. Khi so hai danh sách đặt cạnh nhau, những điểm có thể trao đổi thường tự hiện ra.
Vạch giới hạn và phương án dự phòng
Trước khi vào bàn, đoàn phải thống nhất giới hạn: điểm mà vượt qua thì thà không có thoả thuận còn hơn. Giới hạn này cần được viết ra và được cấp có thẩm quyền đồng ý trước.
Đi kèm giới hạn là phương án dự phòng: nếu đàm phán thất bại, mình sẽ làm gì. Phương án càng tốt thì mình càng bình tĩnh ngồi bàn, vì không bị ép phải ký bằng mọi giá.
Một sai lầm hay gặp là đặt giới hạn theo cảm xúc ngay tại bàn. Khi không khí căng thẳng hoặc khi phía bên kia đưa ra một lời đề nghị bất ngờ, người ta dễ nhượng quá đà. Giới hạn đã viết sẵn là chiếc phanh.
Cũng cần chuẩn bị cách nói lời từ chối. Không đồng ý một điểm không có nghĩa là đóng cửa. Câu nói như điểm này bên mình cần xin ý kiến thêm giúp giữ cuộc đàm phán sống mà không phải nhượng ngay.
Phân vai trong đoàn
Mỗi người trong đoàn nên có một vai rõ ràng. Trưởng đoàn là người phát ngôn chính và người duy nhất được đưa ra cam kết. Có người chuyên lo chi tiết kỹ thuật, có người ghi biên bản, có người theo dõi phản ứng của phía bên kia.
Quy tắc vàng là không ai được tự ý nhượng bộ hay đưa ra con số mới khi chưa thống nhất trong đoàn. Một thành viên nhiệt tình nói hớ có thể làm mất một vị thế mà cả đoàn mất hàng tháng để xây.
Nên có tín hiệu riêng để xin tạm dừng nội bộ. Một tờ giấy chuyển qua, một câu nói đã thống nhất trước, để trưởng đoàn biết cần hội ý mà phía bên kia không nhận ra điều gì bất thường.
Người phiên dịch cũng là thành viên quan trọng của đoàn và cần được tham gia buổi chuẩn bị. Họ cần biết trước thuật ngữ, biết điểm nhạy cảm, biết từ nào phải dịch thật chính xác.
Tập dượt và những thứ nhỏ
Nhiều đoàn có buổi tập đàm phán thử, trong đó một nhóm đóng vai phía bên kia và cố gắng làm khó hết mức. Buổi tập thường lộ ra những câu hỏi mà đoàn chưa nghĩ tới.
Chuẩn bị sẵn những tài liệu cần đưa ra, theo thứ tự, và những tài liệu chỉ đưa khi cần. Đưa hết mọi thứ từ đầu khiến mình hết quân bài.
Đừng quên những thứ rất đời thường. Lịch làm việc có đủ giờ nghỉ không, phòng có đủ chỗ cho hai đoàn hội ý riêng không, có máy in gần đó để in lại bản dự thảo không.
Và cuối cùng, ngủ đủ. Đàm phán là việc đòi hỏi tập trung kéo dài nhiều giờ. Một trưởng đoàn mệt mỏi dễ đồng ý với điều mà sáng hôm sau sẽ hối tiếc.
Câu hỏi thường gặp
Chuẩn bị một cuộc đàm phán mất bao lâu?
Tuỳ độ phức tạp, từ vài ngày đến nhiều tháng. Với những thoả thuận lớn giữa các nước, thời gian chuẩn bị thường dài hơn thời gian ngồi bàn. Với một thoả thuận hợp tác nhỏ, vài buổi làm việc nội bộ nghiêm túc đã tạo ra khác biệt lớn.
Có nên cho phía bên kia biết mình cần gì không?
Nên chia sẻ lợi ích thật của mình ở mức đủ để hai bên tìm được giải pháp chung, nhưng không nên tiết lộ giới hạn cuối cùng hay phương án dự phòng. Nói rõ điều mình cần khác hẳn với việc lộ hết mức mình chịu được.
Trưởng đoàn có cần là người hiểu kỹ thuật nhất không?
Không nhất thiết. Trưởng đoàn cần hiểu bức tranh lớn, có quyền quyết và giữ được bình tĩnh. Chi tiết kỹ thuật có thể giao cho chuyên gia trong đoàn, miễn là cả đoàn thống nhất ai được nói điều gì.
Nếu phía bên kia đổi người đàm phán vào phút chót thì sao?
Hãy coi như một cuộc đàm phán mới ở mức độ nào đó. Dành thời gian đầu để tìm hiểu người mới, xác nhận lại những điểm đã thống nhất trước đó, và đừng giả định họ sẽ giữ nguyên mọi cam kết của người cũ.
Những tài liệu nào nên mang vào phòng?
Thường là bản dự thảo đang bàn, bảng so sánh các phương án, tài liệu tham chiếu cần trích dẫn và sổ ghi chép. Tài liệu nội bộ như giới hạn nhượng bộ nên để ngoài phòng hoặc chỉ trưởng đoàn giữ.
