Khi một cuộc đàm phán rơi vào bế tắc, người làm nghề thường thử bốn cách: tạm dừng để hai bên hạ nhiệt, đổi định dạng cuộc gặp, chia vấn đề lớn thành những phần nhỏ hơn, và nhờ một bên thứ ba đứng giữa. Điều quan trọng trước hết là đừng coi bế tắc là thất bại, vì nó gần như là một giai đoạn bắt buộc của mọi cuộc thương lượng khó.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hôm nay mình nói về khoảnh khắc mà ai ngồi bàn đàm phán cũng từng gặp: hai bên nhìn nhau, không ai nói thêm được gì.
Vì sao bế tắc lại bình thường?
Mỗi bên bước vào phòng với kỳ vọng riêng, và thường kỳ vọng đó cao hơn những gì bên kia sẵn sàng cho. Khoảng cách ấy phải lộ ra thì hai bên mới biết cần thu hẹp bao nhiêu.
Bế tắc cũng là lúc mỗi bên thử sức nhau. Ai chịu được im lặng lâu hơn, ai có phương án dự phòng tốt hơn, ai bị sức ép thời gian nhiều hơn. Những thông tin đó không ai nói ra, nhưng sẽ lộ dần qua cách mỗi bên phản ứng với bế tắc.
Với nhiều nền văn hoá, việc không đạt thoả thuận ngay lần đầu là điều hiển nhiên. Gặp nhau nhiều lần, xây lòng tin trước, mới đi vào chuyện chính. Ai chờ thoả thuận ngay buổi đầu sẽ thấy bế tắc ở khắp nơi.
Vì vậy bước đầu tiên khi gặp bế tắc là giữ bình tĩnh và nói với đoàn mình rằng đây là chuyện bình thường. Sự hoảng hốt trong nội bộ lây sang bàn đàm phán rất nhanh.
Tạm dừng: khi nào và thế nào?
Một giờ giải lao đúng lúc có thể cứu cả buổi. Khi không khí căng, khi ai đó vừa nói một câu quá đà, khi hai bên lặp lại cùng một luận điểm lần thứ ba, đó là lúc đề nghị nghỉ.
Giờ giải lao không chỉ để uống cà phê. Đó là lúc mỗi đoàn hội ý riêng, xem lại phương án, gọi điện xin ý kiến. Và cũng là lúc những cuộc trò chuyện ngoài hành lang diễn ra, thứ mà người trong nghề biết là nhiều khi quan trọng hơn cả trong phòng.
Ở mức lớn hơn, hai bên có thể tạm hoãn vòng đàm phán, hẹn gặp lại sau vài tuần. Thời gian cho phép tình hình bên ngoài thay đổi, cho mỗi bên xin thêm thẩm quyền, cho cảm xúc lắng xuống.
Cách đề nghị tạm dừng cũng cần khéo. Câu nói như bên mình cần thêm thời gian để nghiên cứu đề xuất này một cách nghiêm túc giữ thể diện cho cả hai và để ngỏ cửa quay lại.
Đổi định dạng cuộc gặp
Đôi khi vấn đề không nằm ở nội dung mà ở cách ngồi. Một bàn dài với hai đoàn đông người, ai cũng phải giữ lập trường trước mặt đồng nghiệp, khó mà lùi bước.
Một cuộc gặp riêng chỉ có hai trưởng đoàn, có thể kèm phiên dịch, thường mở được nhiều hơn. Không có khán giả, người ta dễ nói thật những lo ngại của mình.
Một cách khác là giao vấn đề kỹ thuật cho nhóm chuyên gia hai bên làm riêng, trong khi trưởng đoàn bàn những điểm khác. Các chuyên gia thường đồng ý với nhau nhanh hơn, vì họ nói cùng một ngôn ngữ chuyên môn.
Ngay cả không gian cũng giúp được. Một bữa ăn, một buổi đi dạo, một chuyến thăm cơ sở. Nhiều thoả thuận khó đã được gỡ nút không phải ở bàn họp mà ở một nơi thoải mái hơn.
Chia nhỏ vấn đề
Khi cả gói vấn đề quá lớn, hai bên có thể tách ra những phần dễ đồng ý và làm trước. Mỗi điểm thống nhất được tạo ra động lực và lòng tin để đi tiếp.
Ngược lại, có lúc chia nhỏ lại làm khó hơn, vì mất đi khả năng đổi chéo giữa các điểm. Người làm nghề phải cân nhắc vấn đề này cần gộp hay cần tách.
Một kỹ thuật nữa là thoả thuận về nguyên tắc trước, chi tiết sau. Hai bên đồng ý về hướng đi chung, rồi giao cho các nhóm làm việc cụ thể hoá. Cách này giúp tránh việc sa lầy vào chi tiết khi chưa có khung.
Cũng có thể đề xuất thoả thuận thử nghiệm: làm một phần trong thời gian ngắn, đánh giá, rồi mới mở rộng. Phía còn ngần ngại sẽ dễ đồng ý hơn khi biết không phải cam kết vĩnh viễn ngay.
Khi nào cần một bên thứ ba?
Nếu hai bên đã thử mọi cách mà vẫn đứng yên, một bên thứ ba có thể giúp. Bên thứ ba có thể chỉ chuyển lời giữa hai đoàn, có thể gợi ý phương án, hoặc ở mức cao hơn là đưa ra đề xuất mà hai bên cân nhắc.
Bên trung gian tốt phải được cả hai bên tin tưởng. Họ không cần hoàn toàn trung lập về mọi thứ, nhưng phải được tin là không nghiêng hẳn về một phía trong vấn đề đang bàn.
Trong lịch sử ngoại giao, không ít thoả thuận khó đã thành nhờ một nước thứ ba hay một tổ chức quốc tế làm cầu nối, tổ chức chỗ gặp, chuyển lời khi hai bên chưa sẵn sàng gặp trực tiếp.
Trong đời thường cũng vậy. Hai đồng nghiệp giận nhau có khi chỉ cần một người thứ ba mà cả hai cùng quý ngồi cùng một bữa cơm. Lần tới gặp bế tắc, thử nghĩ xem ai là người có thể đứng giữa.
Câu hỏi thường gặp
Bế tắc kéo dài bao lâu thì nên bỏ cuộc?
Không có con số chung. Câu hỏi đúng là phương án dự phòng của bạn có tốt hơn việc tiếp tục chờ hay không. Nếu tiếp tục vẫn còn khả năng và chi phí chờ đợi thấp, kiên nhẫn thường có lợi.
Kênh không chính thức là gì?
Là những cuộc trao đổi bên ngoài phòng đàm phán chính thức, giữa những người được tin tưởng, không ghi biên bản và không ràng buộc. Nó giúp hai bên thăm dò ý nhau mà không mất thể diện nếu ý tưởng không được chấp nhận.
Có nên công khai việc đàm phán đang bế tắc không?
Thường nên hạn chế, vì công khai khiến các bên khó lùi hơn trước dư luận. Khi cần thông tin, những câu chung chung như hai bên tiếp tục trao đổi giúp giữ không gian cho việc thương lượng.
Trung gian và trọng tài khác nhau thế nào?
Trung gian giúp các bên tự đạt thoả thuận, không có quyền quyết định thay. Trọng tài thì đưa ra phán quyết mà các bên đã cam kết tuân theo từ trước. Trong ngoại giao, trung gian phổ biến hơn nhiều.
Có cách nào phòng bế tắc ngay từ đầu không?
Chuẩn bị kỹ lợi ích của hai bên, xây lòng tin từ những điểm dễ, và thống nhất cách làm việc ngay từ buổi đầu. Những cuộc đàm phán có quy trình rõ thường bế tắc ít hơn và ngắn hơn.
