Một món quà tốt cho khách nước ngoài thường nhỏ gọn, mang dấu ấn riêng của địa phương, đủ nhẹ để mang theo trên chuyến bay dài, và không phạm vào điều kiêng của văn hoá người nhận. Giá trị của nó nằm ở câu chuyện đi kèm hơn là ở giá tiền.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hôm nay mình bàn một chuyện rất đời: món quà trao cho khách quốc tế cuối buổi làm việc, và vì sao chọn nó lại khó hơn bạn nghĩ.
Món quà nói gì về người tặng?
Trong ngoại giao, quà tặng là một cách kể chuyện. Một tấm tranh sơn mài, một hộp trà của vùng núi phía Bắc, một chiếc khăn lụa dệt tay đều mang theo câu chuyện về nơi bạn sống. Khách mang về đặt lên bàn làm việc, và mỗi lần nhìn thấy là nhớ chuyến đi.
Món quà càng gắn với địa phương thì càng có giá trị. Đoàn khách đến một tỉnh ven biển sẽ nhớ món quà làm từ nghề truyền thống của chính tỉnh đó hơn là một món đồ mua ở sân bay.
Câu chuyện đi kèm cũng quan trọng không kém. Một tấm thiệp nhỏ viết vài dòng bằng ngôn ngữ của khách, giải thích món quà làm từ đâu, ai làm, có ý nghĩa gì, biến một món đồ thành một kỷ niệm.
Ngược lại, một món quà đắt tiền nhưng vô hồn, kiểu bút cao cấp có khắc logo, thường được cảm ơn lịch sự rồi cất vào ngăn kéo.
Vì sao quà đắt tiền có thể gây khó cho người nhận?
Nhiều nước có quy định chặt về việc công chức nhận quà. Ở không ít nơi, quà vượt một giá trị nhất định phải khai báo, nộp lại cho cơ quan, hoặc người nhận phải tự trả tiền nếu muốn giữ. Mức giá trị và cách làm khác nhau tuỳ nước.
Vì vậy món quà quá đắt có thể làm người nhận lúng túng. Họ phải từ chối, hoặc nhận rồi đi làm thủ tục, và trong mắt cơ quan họ, món quà ấy trông như một điều gì đó vượt quá xã giao.
Doanh nghiệp quốc tế cũng có quy tắc riêng về quà tặng, thường được ghi trong bộ quy tắc ứng xử. Nhân viên của họ có thể buộc phải báo cáo hoặc trả lại quà.
Cách an toàn là chọn quà có giá trị tinh thần cao nhưng giá trị vật chất vừa phải. Nếu không chắc, cứ hỏi nhẹ nhàng bộ phận lễ tân của phía khách xem có giới hạn gì cần biết không.
Những điều kiêng hay gặp theo văn hoá
Với người trong văn hoá chữ Hán, đồng hồ để bàn là món nên tránh, vì cụm từ tặng đồng hồ đọc lên đồng âm với việc lo tang. Số bốn cũng kém may mắn ở nhiều nước Đông Á vì đọc gần với chữ chết, nên tránh bộ quà bốn món.
Với khách theo đạo Hồi, tránh rượu, tránh đồ làm từ da hoặc lông lợn, và nên chọn thực phẩm có chứng nhận phù hợp nếu tặng đồ ăn. Với khách theo đạo Hindu, tránh đồ làm từ da bò.
Ở một số nước châu Âu, hoa cúc trắng gắn với tang lễ. Ở một số nước, dao và kéo bị coi là cắt đứt quan hệ. Những điều này không phải ai cũng tin, nhưng không ai muốn mình là người phải giải thích.
Màu giấy gói cũng có nghĩa. Màu trắng và màu đen gắn với tang lễ ở nhiều nơi châu Á. Màu đỏ và vàng thường an toàn trong văn hoá Đông Á, nhưng chưa chắc đã hợp ở nơi khác. Khi không chắc, giấy gói trung tính với một chiếc nơ đẹp là lựa chọn an toàn.
Món quà phải đi được đường xa
Khách quốc tế thường bay nhiều chặng, chỉ mang hành lý gọn. Một bức tượng gỗ nặng hay một chiếc bình gốm to sẽ trở thành gánh nặng, có khi phải để lại khách sạn.
Thực phẩm tươi, hạt giống, cây cảnh và một số sản phẩm từ động vật có thể bị giữ lại ở hải quan nước khách vì quy định kiểm dịch. Chất lỏng như rượu hay nước mắm thì gặp giới hạn hành lý xách tay.
Nếu món quà dễ vỡ, hãy đóng hộp chắc chắn và báo trước để khách tính chỗ trong vali. Một số đơn vị chọn cách gửi quà lớn qua đường bưu điện về cơ quan của khách, chỉ trao tượng trưng tại chỗ.
Mẹo nhỏ là cầm thử món quà và hỏi: nếu mình phải bay mười hai tiếng với hai vali đầy, mình có muốn mang thêm thứ này không.
Trao quà và nhận quà sao cho đẹp?
Thời điểm trao quà thường là cuối buổi làm việc hoặc cuối bữa tiệc, không phải lúc mới gặp, để khỏi tạo cảm giác đang trao đổi điều gì. Trưởng đoàn trao cho trưởng đoàn, quà cho các thành viên khác có thể trao riêng.
Với khách Nhật Bản, Hàn Quốc và nhiều nước Đông Á, nên trao và nhận quà bằng hai tay. Người nhận ở đó có thể không mở quà ngay trước mặt bạn, và đó là phép lịch sự chứ không phải không quan tâm.
Với nhiều nước phương Tây, ngược lại, người nhận thường mở quà ngay, ngắm và cảm ơn. Bạn nên đứng chờ và kể câu chuyện về món quà lúc đó.
Khi chính bạn được tặng quà, hãy cảm ơn bằng lời cụ thể về món quà, và chuẩn bị sẵn một món đáp lễ tương xứng. Đi công tác nước ngoài mà không mang theo vài món quà nhỏ dự phòng là quên mất một nửa hành lý ngoại giao.
Câu hỏi thường gặp
Có nên tặng tiền hoặc phong bì cho khách nước ngoài không?
Không nên. Ở hầu hết các nước, tặng tiền mặt cho người đang làm việc công dễ bị hiểu là hối lộ và có thể gây rắc rối pháp lý cho cả hai bên. Hãy chọn quà hiện vật có ý nghĩa.
Quà cho đoàn đông người thì chọn thế nào?
Thường chọn một món quà chính cho trưởng đoàn và một món nhỏ đồng loạt cho các thành viên. Món đồng loạt nên giống nhau để không ai cảm thấy bị phân biệt, và đủ số lượng cộng thêm vài phần dự phòng.
Sách về Việt Nam có phải món quà tốt không?
Có, nếu sách được in bằng ngôn ngữ khách đọc được và có nhiều hình ảnh. Một cuốn sách ảnh về vùng đất khách vừa đến thường được giữ lâu. Nên tránh sách quá dày và quá nặng.
Khách từ chối nhận quà thì làm sao?
Hãy nhận lại một cách vui vẻ và không nài ép. Có thể khách đang tuân theo quy định của cơ quan họ. Bạn có thể đề nghị gửi món quà tới cơ quan của họ như một món quà cho tập thể, nếu điều đó được phép.
Có cần ghi lại ai đã tặng quà gì không?
Rất nên. Một cuốn sổ ghi lại quà đã tặng và đã nhận giúp bạn tránh tặng trùng trong lần gặp sau và đáp lễ tương xứng. Nhiều cơ quan còn có quy định phải ghi chép và khai báo quà nhận được.
