Trước một câu hỏi khó, người làm ngoại giao thường dừng một nhịp, ghi nhận câu hỏi, trả lời phần mình biết chắc, nói thẳng phần chưa thể trả lời và vì sao, rồi đưa câu chuyện về thông điệp chính. Không né hẳn, không bịa, không cãi; giữ giọng điềm tĩnh ngay cả khi câu hỏi đầy gai.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Dù bạn là người phát biểu ở hội nghị, người trả lời phỏng vấn xin việc, hay chỉ là người bị hỏi khó trong bữa tiệc, những cách dưới đây đều dùng được.
Dừng một nhịp trước khi trả lời
Khi bị hỏi khó, phản xạ tự nhiên là trả lời ngay để không bị coi là lúng túng. Nhưng câu trả lời vội thường là câu trả lời mình hối tiếc nhất.
Hãy cho mình hai ba giây. Hít một hơi, nhìn người hỏi, rồi nói cảm ơn anh đã hỏi một câu quan trọng. Khoảng dừng ấy không làm bạn yếu đi, mà làm bạn trông điềm tĩnh.
Trong ba giây đó, tự hỏi: câu hỏi này thật sự hỏi gì, mình biết chắc điều gì, điều gì mình không được hoặc không nên nói.
Nhiều nhà ngoại giao có thói quen ghi lại câu hỏi bằng vài chữ trên giấy. Việc ghi giúp họ hiểu đúng câu hỏi và có thêm vài giây suy nghĩ một cách tự nhiên.
Nếu câu hỏi dài hoặc rối, đừng ngại hỏi lại cho rõ: anh đang muốn hỏi về chi phí hay về tiến độ. Hỏi lại không phải là né, mà là tôn trọng người hỏi bằng cách trả lời đúng điều họ thật sự muốn biết.
Trả lời phần biết chắc, nói thẳng phần chưa thể
Một câu hỏi khó thường có nhiều phần. Hãy tìm phần mình biết chắc và trả lời rõ ràng phần đó trước. Nó cho thấy bạn không né.
Với phần chưa thể trả lời, hãy nói thẳng và nói lý do: thông tin này mình chưa có, mình sẽ kiểm tra và trả lời anh sau; hoặc vấn đề này đang được các bên trao đổi nên mình chưa thể bình luận.
Đừng bao giờ bịa để lấp chỗ trống. Một câu trả lời sai bị phát hiện làm mất uy tín của mọi câu trả lời đúng trước đó.
Và nếu đã hứa trả lời sau, hãy giữ lời. Một thư điện tử gửi đúng hẹn biến khoảnh khắc lúng túng thành bằng chứng của sự đáng tin.
Có một câu trong nghề hay được nhắc: câu nói khó nhất mà cũng đáng giá nhất là mình không biết. Người dám nói câu đó đúng lúc thường được tin hơn người lúc nào cũng có sẵn câu trả lời.
Nhận ra những câu hỏi bẫy
Có những câu hỏi được thiết kế để đẩy bạn vào thế khó. Câu hỏi giả định: nếu dự án thất bại thì ai chịu trách nhiệm. Bạn không cần trả lời một giả định; hãy nói rằng mình đang tập trung vào việc làm cho dự án thành công.
Câu hỏi chọn một trong hai: anh chọn chất lượng hay tiến độ. Thường có lựa chọn thứ ba, và bạn có quyền chỉ ra điều đó.
Câu hỏi chứa sẵn tiền đề sai: vì sao bên anh lại bỏ qua ý kiến người dân. Trước khi trả lời, hãy sửa tiền đề một cách bình tĩnh, nếu không, bạn đang ngầm thừa nhận nó.
Câu hỏi nhiều tầng liên tiếp: hãy chọn một hai ý quan trọng nhất để trả lời, và nói rõ mình sẽ bàn các ý còn lại sau.
Đưa về thông điệp chính
Trước bất kỳ buổi phát biểu hay phỏng vấn nào, người làm nghề chuẩn bị hai ba thông điệp chính muốn người nghe nhớ. Mỗi câu trả lời là một cơ hội nhắc lại chúng.
Cách chuyển khéo là trả lời câu hỏi trước, rồi nối sang thông điệp: đúng là có khó khăn đó, và chính vì vậy điều quan trọng nhất bây giờ là.
Đừng lạm dụng. Nếu bạn né mọi câu hỏi để nói đi nói lại một câu, người nghe sẽ thấy ngay và mất lòng tin. Chuyển ý chỉ hiệu quả khi bạn đã trả lời thật phần nào câu hỏi.
Chuẩn bị trước những câu hỏi khó nhất có thể bị hỏi, và tập trả lời thành tiếng. Phần lớn câu hỏi khó không bất ngờ; chúng chỉ bất ngờ với người không chuẩn bị.
Giữ giọng điềm tĩnh
Khi người hỏi gay gắt, giọng của bạn là thứ người nghe nhớ nhiều nhất. Một câu trả lời đúng nói bằng giọng bực bội vẫn để lại ấn tượng xấu.
Hãy nói chậm hơn bình thường, giọng thấp hơn một chút. Đừng đáp lại sự gay gắt bằng sự gay gắt. Người giữ được bình tĩnh thường được người nghe đứng về phía mình.
Không cãi tay đôi với người hỏi trước đám đông. Nếu cuộc trao đổi bắt đầu thành tranh luận, hãy đề nghị trao đổi thêm sau buổi.
Một mẹo nhỏ của người làm nghề: đặt hai bàn chân vững trên sàn, tay để trên bục hoặc cầm nhẹ tờ giấy ghi chú. Cơ thể vững thì giọng cũng vững theo. Và hãy nhớ rằng không ai trả lời hoàn hảo mọi câu hỏi. Người nghe không đòi bạn biết hết; họ đánh giá bạn qua sự trung thực và sự điềm tĩnh. Hai thứ đó, ai cũng tập được.
Câu hỏi thường gặp
Không biết câu trả lời thì nói thế nào cho khéo?
Nói thẳng là mình chưa có thông tin chính xác, sẽ kiểm tra và phản hồi sau, kèm thời hạn cụ thể. Sự trung thực này được đánh giá cao hơn nhiều so với một câu trả lời đoán mò.
Có nên từ chối trả lời một câu hỏi không?
Có thể, nếu câu hỏi liên quan đến thông tin bảo mật, đời tư hoặc vấn đề đang được xử lý. Hãy nói rõ lý do chung một cách lịch sự, thay vì im lặng hoặc lảng sang chuyện khác một cách vụng về.
Làm sao chuẩn bị cho câu hỏi khó trước buổi phỏng vấn?
Liệt kê những câu hỏi khó nhất bạn sợ bị hỏi, viết câu trả lời ngắn, và nhờ một người hỏi thử bạn thật gay gắt. Tập trả lời thành tiếng nhiều lần sẽ giúp bạn bình tĩnh khi gặp thật.
Người hỏi cố tình gây khó dễ thì làm gì?
Giữ bình tĩnh, trả lời ngắn gọn phần có thể trả lời, sửa những tiền đề sai một cách nhã nhặn, và không để bị kéo vào cãi vã. Phần lớn người nghe sẽ đánh giá cao sự điềm tĩnh của bạn.
Run khi trả lời trước đám đông có khắc phục được không?
Có. Chuẩn bị kỹ, tập thành tiếng, thở chậm trước khi nói và tập trung vào người hỏi thay vì cả đám đông là những cách hiệu quả. Sự tự tin đến dần qua mỗi lần thực hành.
