Từ chối khéo kiểu nhà ngoại giao là tách người ra khỏi việc: ghi nhận thiện chí của người đề nghị, nói rõ là không, đưa một lý do ngắn gọn và có thật, rồi mở ra một hướng khác nếu có thể. Cái khéo không nằm ở chỗ nói vòng vo cho người ta tự đoán, mà ở chỗ người nghe hiểu rõ câu trả lời nhưng không cảm thấy mình bị gạt đi.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Nhiều người Việt thấy từ chối là việc khó nhất trong giao tiếp, nên hôm nay mình mượn vài cách của người làm ngoại giao, những người phải nói không gần như mỗi ngày.
Vì sao từ chối lại khó?
Trong văn hoá Việt, nói không thẳng thường bị coi là thiếu tế nhị, nhất là với người lớn tuổi, cấp trên hay người mình mang ơn. Thế là người ta nói để em xem, để em thu xếp, rồi im lặng, hy vọng người kia tự hiểu.
Cách đó đôi khi có tác dụng với người cùng văn hoá. Nhưng với người nước ngoài, hoặc với người Việt trẻ quen nói thẳng, nó tạo ra kỳ vọng sai. Người kia chờ đợi, lên kế hoạch, rồi thất vọng nặng hơn nhiều so với một lời từ chối ngay từ đầu.
Nhà ngoại giao học được một điều: một lời từ chối rõ ràng, sớm và lịch sự tôn trọng người kia hơn một lời hứa mơ hồ.
Từ chối không phải là phá hỏng quan hệ. Nó chỉ là nói không với một yêu cầu cụ thể, còn quan hệ thì vẫn có thể giữ nguyên, thậm chí tốt hơn vì người kia thấy bạn đáng tin.
Bốn bước của một lời từ chối khéo
Bước một là ghi nhận. Cảm ơn người kia đã nghĩ tới mình, ghi nhận ý tốt hoặc sự quan trọng của đề nghị. Câu này làm dịu không khí và cho thấy bạn đã nghe nghiêm túc.
Bước hai là nói rõ. Dùng chữ không, hoặc chưa thể, hoặc lần này mình xin phép không tham gia. Câu trả lời phải đủ rõ để người kia không phải đoán.
Bước ba là lý do ngắn và thật. Không cần kể lể, không cần bịa. Lịch đã kín, việc này nằm ngoài khả năng của mình, đơn vị chưa có chủ trương là những lý do đủ.
Bước bốn là mở hướng khác nếu có. Mình không làm được nhưng có thể giới thiệu người khác, hay tuần sau mình rảnh hơn. Nếu thật sự không có hướng nào, chỉ cần chúc người kia tìm được giải pháp tốt.
Tách người khỏi việc
Người làm ngoại giao thường nói không với lập trường của nước khác nhưng vẫn giữ quan hệ cá nhân tốt với người đối diện. Bí quyết là tách bạch: đây là việc mình không đồng ý, không phải người mình không quý.
Trong đời thường, điều này giúp rất nhiều. Khi từ chối một người bạn mượn tiền, bạn từ chối việc cho mượn, không từ chối tình bạn. Bạn hoàn toàn nên nói rõ điều đó bằng lời, để người kia khỏi tự suy diễn.
Tránh những câu biến việc thành chuyện cá nhân, như ý tưởng của anh không ổn, hay anh lúc nào cũng nhờ. Hãy nói về việc, về hoàn cảnh của mình, không phán xét người kia.
Giọng nói và nét mặt quan trọng không kém lời nói. Một lời từ chối nói bằng giọng ấm, nhìn vào mắt người đối diện, khác hẳn cùng lời ấy nói trong khi đang nhìn điện thoại.
Tránh hứa hão
Kẻ thù lớn nhất của lời từ chối khéo là lời hứa hão. Để em xem, để lần sau, chắc được, khi bạn biết chắc là không, là đang mượn tương lai để trả nợ hiện tại.
Lời hứa hão làm mất uy tín dần dần. Lần đầu người ta tin, lần thứ hai còn hy vọng, lần thứ ba họ biết lời của bạn không có giá trị, và từ đó mọi lời đồng ý của bạn cũng bị nghi ngờ.
Nếu bạn thật sự cần thời gian suy nghĩ, hãy nói rõ khi nào sẽ trả lời. Cho mình đến thứ sáu nhé, mình sẽ báo chắc chắn. Rồi đến thứ sáu, báo thật.
Nhà ngoại giao giỏi rất tiết kiệm lời hứa. Họ hứa ít, giữ đúng. Đó là lý do lời của họ có trọng lượng.
Vài câu dùng được ngay
Với lời mời: cảm ơn anh đã mời, tiếc là hôm đó mình đã có việc từ trước, mong lần sau có dịp tham gia.
Với việc nhờ ngoài khả năng: mình rất muốn giúp nhưng việc này mình không đủ chuyên môn để làm tốt, anh thử hỏi chị Lan xem, chị ấy làm mảng này.
Với đề nghị trong công việc: bên mình đánh giá cao đề xuất, nhưng ở thời điểm này bên mình chưa thể triển khai, nếu tình hình thay đổi bên mình sẽ chủ động liên hệ lại.
Hãy tập nói vài câu này thành tiếng vài lần. Lời từ chối khó nhất là lời từ chối đầu tiên; sau đó bạn sẽ thấy nó nhẹ nhàng hơn mình tưởng, và người nghe cũng vậy.
Câu hỏi thường gặp
Từ chối cấp trên có nên không?
Có thể, khi yêu cầu vượt quá khả năng, sai nguyên tắc hoặc ảnh hưởng tới việc quan trọng hơn. Hãy nói riêng, đưa lý do cụ thể và đề xuất phương án khác như ưu tiên lại công việc, thay vì chỉ nói không.
Nói vòng có phải lúc nào cũng xấu không?
Không. Với người cùng văn hoá và trong những việc nhỏ, nói vòng giữ thể diện cho cả hai. Vấn đề chỉ xảy ra khi người nghe không hiểu, hoặc khi việc quan trọng cần câu trả lời rõ ràng.
Từ chối người nước ngoài có khác không?
Với người từ văn hoá nói thẳng, hãy nói rõ chữ không kèm lý do ngắn, họ sẽ thấy đó là sự tôn trọng. Với người từ văn hoá coi trọng thể diện, hãy nói mềm hơn và tránh từ chối trước đám đông.
Làm sao từ chối mà không thấy áy náy?
Hãy nhớ rằng mỗi lời đồng ý miễn cưỡng là bạn đang lấy thời gian khỏi những việc và những người quan trọng hơn. Một lời từ chối trung thực tôn trọng cả bạn lẫn người kia.
Có nên đưa ra lý do khi từ chối không?
Nên có một lý do ngắn và thật để người kia hiểu, nhưng không cần giải thích dài. Lý do quá dài nghe như đang biện minh, và mở ra chỗ để người kia thương lượng tiếp.
