Sức mạnh thật của người ngồi bàn đàm phán không nằm ở giọng nói to hay chức vụ cao, mà ở chỗ họ có một phương án tốt đến đâu nếu cuộc đàm phán thất bại. Ai có phương án dự phòng tốt hơn sẽ bình tĩnh hơn, khó bị ép hơn, và biết chính xác lúc nào nên lịch sự đứng dậy.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hôm nay mình nói về thứ mà các nhà đàm phán giỏi chuẩn bị kỹ nhất nhưng gần như không bao giờ nói ra trên bàn.
Phương án dự phòng là gì?
Hãy hình dung bạn đang thương lượng thuê một căn nhà. Nếu bạn đã xem ba căn khác ưng ý không kém, bạn có thể ngồi nói chuyện thoải mái, không sợ chủ nhà nâng điều kiện. Nếu đây là căn duy nhất còn lại trước ngày con nhập học, bạn sẽ gật đầu với gần như mọi thứ.
Ba căn nhà kia chính là phương án dự phòng: điều bạn sẽ làm nếu cuộc thương lượng này không thành. Nó không phải mục tiêu, cũng không phải giới hạn, mà là lối thoát thực tế bạn có trong tay.
Trong ngoại giao cũng vậy. Một quốc gia đàm phán một thoả thuận hợp tác sẽ ở vị thế rất khác tuỳ vào việc họ có những đối tác khác sẵn sàng hay không, có thể tự làm một mình hay không.
Điều cần nhấn mạnh là phương án dự phòng phải là thứ có thật và làm được, không phải thứ mình mong. Tự huyễn hoặc về một lối thoát không tồn tại còn nguy hiểm hơn không có lối thoát nào.
Vì sao nó quyết định sức mạnh trên bàn?
Khi biết rõ mình sẽ làm gì nếu không đạt thoả thuận, bạn có một thước đo để so mọi lời đề nghị. Đề nghị nào tốt hơn phương án dự phòng thì đáng cân nhắc. Đề nghị nào tệ hơn thì từ chối, không cần đau đầu.
Nó cũng giúp bạn không bị ép bởi thời gian. Phía bên kia có thể dọa kéo dài, có thể đưa ra hạn chót. Nếu phương án dự phòng của bạn vững, những áp lực đó yếu đi rất nhiều.
Thêm nữa, phương án dự phòng giúp bạn tránh hai sai lầm đối xứng: ký một thoả thuận tệ chỉ vì đã đầu tư quá nhiều thời gian, và từ chối một thoả thuận tốt chỉ vì tự ái.
Người trong nghề hay nói, cuộc đàm phán tốt nhất là cuộc mà bạn sẵn sàng rời đi. Không phải vì muốn rời đi, mà vì biết rời đi cũng không sao.
Xây dựng và cải thiện phương án dự phòng
Bước đầu tiên là liệt kê mọi điều có thể làm nếu không đạt thoả thuận. Tự làm, tìm đối tác khác, hoãn lại, thay đổi quy mô dự án. Danh sách càng dài càng tốt, chưa cần đánh giá.
Bước thứ hai là cân nhắc và biến một vài ý trong danh sách thành thứ có thật. Liên hệ trước với đối tác khác, tính toán chi phí nếu tự làm. Một phương án đã được kiểm chứng có giá trị hơn mười phương án trên giấy.
Bước thứ ba là chọn phương án tốt nhất trong số đó. Đó là thước đo bạn mang vào phòng.
Điều thú vị là bạn có thể cải thiện phương án dự phòng ngay cả khi đàm phán đang diễn ra. Nhiều đoàn dùng thời gian giữa hai vòng đàm phán để mở thêm lựa chọn, và khi quay lại bàn, vị thế của họ đã khác.
Đoán phương án dự phòng của phía bên kia
Phía bên kia cũng có lối thoát của họ. Ước lượng được lối thoát đó giúp bạn biết họ có thể chịu tới đâu, và đâu là điểm họ sẽ đứng dậy.
Hãy hỏi: nếu không có thoả thuận với mình, họ sẽ làm gì? Họ có nhiều lựa chọn khác không, hay mình là một trong số ít? Thời gian có đứng về phía họ không?
Đôi khi phía bên kia đánh giá quá cao phương án dự phòng của họ. Khi đó, giúp họ nhìn rõ thực tế bằng thông tin khách quan, một cách lịch sự, có thể làm thay đổi cả cuộc đàm phán.
Ngược lại, nếu phía bên kia có phương án rất tốt, bạn cần thực tế. Đề nghị của bạn phải đủ hấp dẫn để họ thấy ở lại bàn có lợi hơn rời đi.
Có nên nói ra phương án dự phòng không?
Thường là không nói thẳng. Nếu phương án của bạn yếu, nói ra là tự bộc lộ điểm yếu. Nếu nó mạnh, nói ra kiểu đe dọa dễ làm không khí căng thẳng và phía bên kia có thể cứng lại vì thể diện.
Tuy vậy, có lúc để phía bên kia biết rằng bạn có lựa chọn khác lại có ích, nhất là khi họ đang tưởng bạn không còn đường nào. Cách nói khéo là đề cập nhẹ nhàng, như một thông tin, không phải như lời dọa.
Trong ngoại giao, những tín hiệu như vậy thường đi qua những kênh gián tiếp: một chuyến thăm tới nơi khác, một cuộc gặp được công bố, một lời phát biểu chung chung. Người trong nghề đọc được.
Câu hỏi đáng mang theo là: trong cuộc thương lượng quan trọng sắp tới của bạn, nếu không thành, bạn sẽ làm gì, và lối thoát đó có thật hay chỉ là hy vọng?
Câu hỏi thường gặp
Phương án dự phòng khác giới hạn đàm phán thế nào?
Giới hạn là điểm bạn tự đặt ra mà vượt qua thì không ký. Phương án dự phòng là điều bạn sẽ làm thật nếu không ký. Giới hạn tốt thường được đặt dựa trên phương án dự phòng, để không quá cao cũng không quá thấp.
Nếu cả hai bên đều không có phương án dự phòng thì sao?
Khi đó cả hai đều phụ thuộc vào nhau và có động lực mạnh để đạt thoả thuận. Cuộc đàm phán thường kéo dài nhưng cuối cùng hay đi đến một điểm giữa. Điều quan trọng là không bên nào tỏ ra ép bên kia quá đà.
Phương án dự phòng có thay đổi trong lúc đàm phán không?
Có, và thường xuyên. Tình hình bên ngoài thay đổi, đối tác khác xuất hiện hoặc rút lui. Vì thế nhà đàm phán giỏi cập nhật đánh giá liên tục, không giữ nguyên bức tranh từ đầu.
Trong đàm phán với người thân có cần phương án dự phòng không?
Ít khi gọi tên như vậy, nhưng biết mình sẽ làm gì nếu không thống nhất được vẫn giúp bạn bình tĩnh hơn. Chỉ cần nhớ rằng giữ quan hệ cũng là một lợi ích lớn trong những cuộc thương lượng gia đình.
Rời bàn đàm phán có phải là thất bại không?
Không hẳn. Rời bàn khi lời đề nghị tệ hơn phương án dự phòng là một quyết định đúng. Cách rời bàn mới quan trọng: lịch sự, rõ ràng, để ngỏ khả năng quay lại khi điều kiện thay đổi.
