Một thư mời khách quốc tế tốt cần được gửi sớm và trả lời đủ bảy câu: ai mời, mời ai, dịp gì, khi nào, ở đâu, mặc gì, và hồi âm cho ai trước ngày nào. Một thư cảm ơn tốt thì nên gửi trong vài ngày sau sự kiện, ngắn gọn, nhắc tới một khoảnh khắc cụ thể và mở ra bước tiếp theo trong quan hệ.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hai lá thư này đóng khung cho mọi cuộc gặp: một lá mở cửa, một lá khép lại cho ấm. Hôm nay mình bàn cách viết cả hai.
Gửi thư mời sớm bao lâu?
Với khách quốc tế, thời gian là yếu tố quan trọng nhất. Khách cần xin thị thực, sắp xếp lịch, đặt vé máy bay, xin phép cơ quan. Một thư mời đến trước hai tuần là quá muộn cho hầu hết khách từ xa.
Với sự kiện lớn có khách quốc tế, nhiều đơn vị gửi thông báo sơ bộ trước vài tháng để khách giữ lịch, rồi gửi thư mời chính thức sau.
Nếu khách cần thư mời để xin thị thực, thư phải ghi đầy đủ họ tên như trong hộ chiếu, mục đích chuyến đi, thời gian lưu trú dự kiến, và ai chịu trách nhiệm chi phí. Thiếu một thông tin là hồ sơ có thể bị trả lại.
Với tiệc chiêu đãi trong nước dành cho các cơ quan đại diện và khách nước ngoài đang ở sẵn, thường gửi trước vài tuần là phù hợp.
Thư mời cần có những gì?
Phần đầu nêu rõ người mời, thường là chức danh và họ tên của người đứng đầu đơn vị, và người được mời, ghi đúng danh xưng, chức danh. Một lá thư mời gửi chung chung kiểu kính gửi quý khách cho cảm giác đây là thư đại trà.
Phần chính nêu dịp mời, thời gian cụ thể với ngày, giờ bắt đầu và nếu được thì giờ kết thúc, địa điểm có địa chỉ đầy đủ. Với khách nước ngoài, kèm một bản đồ nhỏ hoặc hướng dẫn đi lại rất hữu ích.
Tiếp theo là trang phục, nếu có yêu cầu, và cách hồi âm: gửi về ai, qua thư điện tử hay điện thoại, trước ngày nào. Câu xin quý khách vui lòng hồi âm trước ngày cụ thể giúp bạn chuẩn bị chỗ ngồi, suất ăn.
Cuối cùng là người liên hệ, có tên, số điện thoại, thư điện tử. Khách nước ngoài có câu hỏi sẽ biết hỏi ai.
Nếu thư mời có cho phép đi kèm người thân hay không, hãy ghi rõ. Một vị khách tự mang theo vợ hoặc chồng tới một bữa tiệc đã xếp chỗ sẵn sẽ làm cả hai bên lúng túng, và lỗi ấy thường bắt nguồn từ một lá thư mời không nói rõ.
Giọng văn trang trọng mà không cứng
Thư mời quốc tế nên trang trọng nhưng ấm áp. Một câu ngắn giải thích vì sao sự có mặt của vị khách có ý nghĩa với dịp này sẽ khiến thư bớt khô.
Tránh những câu khen sáo rỗng quá dài. Người nước ngoài, đặc biệt từ các nền văn hoá chuộng sự rõ ràng, sẽ thấy mệt khi phải đọc ba đoạn trước khi biết mình được mời đi đâu.
Nếu viết bằng ngoại ngữ, hãy nhờ người giỏi ngôn ngữ đó đọc lại. Một lỗi chính tả trong tên khách hay chức danh làm hỏng cả lá thư.
Với thư gửi đại sứ hoặc khách cấp cao, dùng mẫu nghi thức chuẩn, có thể theo dạng ngôi thứ ba: người đứng đầu đơn vị trân trọng kính mời Ngài Đại sứ tới dự.
Một mẹo nhỏ là đọc to lá thư trước khi gửi. Câu nào đọc lên thấy vấp, thấy dài hơi, thì người đọc bằng ngoại ngữ thứ hai sẽ càng vấp. Cắt ngắn, tách câu, rồi mới bấm gửi.
Thư cảm ơn: ngắn, nhanh, cụ thể
Thư cảm ơn nên gửi trong vòng vài ngày sau sự kiện, khi kỷ niệm còn tươi. Gửi sau một tháng vẫn tốt hơn không gửi, nhưng sức nặng đã giảm.
Điều làm nên một thư cảm ơn đáng nhớ là sự cụ thể. Thay vì cảm ơn ông đã đến dự, hãy viết cảm ơn ông đã chia sẻ câu chuyện về chương trình trao đổi sinh viên, các bạn trẻ trong đoàn đã bàn về nó suốt buổi chiều.
Một chi tiết cụ thể chứng minh bạn thật sự lắng nghe, và người nhận biết đây không phải thư mẫu gửi hàng loạt.
Kết thư bằng một bước tiếp theo nhẹ nhàng: gửi kèm tài liệu đã hứa, đề xuất một cuộc gặp tiếp, hay đơn giản là mong được đón ông trở lại. Thư cảm ơn là cầu nối, không phải điểm kết.
Những lỗi hay gặp
Lỗi đầu tiên là sai tên hoặc chức danh. Hãy kiểm tra với danh sách đoàn hoặc danh thiếp, không dựa vào trí nhớ.
Lỗi thứ hai là quên múi giờ và ngày nghỉ. Một thư mời ghi giờ không rõ múi giờ, hay sự kiện trúng ngày lễ lớn của nước khách, sẽ gây khó cho khách.
Lỗi thứ ba là gửi cùng một thư cảm ơn cho tất cả, chỉ đổi tên. Khách quốc tế thường quen biết nhau và có thể so sánh.
Và lỗi cuối là không theo dõi hồi âm. Nếu đến gần ngày mà khách chưa trả lời, một thư nhắc lịch sự là cần thiết, đừng tự đoán khách có đến hay không.
Câu hỏi thường gặp
Có nên gửi thư mời qua thư điện tử không?
Với hầu hết sự kiện hiện nay, thư điện tử là đủ và nhanh. Với dịp rất trang trọng hoặc khách cấp cao, nên gửi kèm bản giấy hoặc bản ký chính thức, và theo quy trình qua cơ quan đại diện nếu cần.
Hồi âm thư mời viết thế nào?
Ngắn gọn, nêu rõ có dự hay không, số người đi cùng nếu được mời kèm, và cảm ơn lời mời. Nếu không dự được, một lời tiếc và chúc sự kiện thành công là đủ lịch sự.
Thư cảm ơn có cần viết tay không?
Không bắt buộc. Thư điện tử chu đáo là đủ trong đa số trường hợp. Một tấm thiệp viết tay vài dòng thì tạo ấn tượng đặc biệt, nhất là với khách lớn tuổi hoặc trong quan hệ thân tình.
Thư mời để khách xin thị thực cần ghi gì?
Thường cần họ tên đầy đủ đúng như hộ chiếu, số hộ chiếu, mục đích và thời gian chuyến đi, nơi ở, và trách nhiệm chi phí. Yêu cầu cụ thể tuỳ quy định từng nước, nên hỏi khách hoặc cơ quan lãnh sự.
Nên gửi thư cảm ơn cho ai?
Cho khách chính, người có bài phát biểu hay đóng góp đặc biệt, và cả những người hỗ trợ phía sau như bộ phận lễ tân của đoàn khách. Một lời cảm ơn tới người làm công việc thầm lặng thường được nhớ rất lâu.
