Một ngày của nhà ngoại giao ở đại sứ quán phần lớn xoay quanh ba việc: đọc để hiểu nước sở tại, gặp gỡ để mở quan hệ, và viết để báo cáo về nước. Xen giữa là đón đoàn công tác, lo việc cho công dân, và buổi tối thường là tiệc chiêu đãi, thứ trông như giải trí nhưng thật ra cũng là giờ làm việc.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Phim ảnh hay cho thấy nhà ngoại giao cầm ly rượu trong những bữa tiệc lộng lẫy; hôm nay mình kể phần còn lại của ngày làm việc.
Buổi sáng: đọc và nắm tình hình
Việc đầu tiên của nhiều cán bộ khi đến cơ quan là đọc. Báo chí nước sở tại, thông cáo của các bộ, phát biểu của các nhân vật quan trọng, tin tức kinh tế. Mục đích là hiểu điều gì đang xảy ra và điều gì có thể liên quan đến nước mình.
Ở những nước dùng ngôn ngữ khác, việc đọc đòi hỏi ngoại ngữ tốt. Cán bộ được phân công theo dõi lĩnh vực nào thì đọc kỹ lĩnh vực đó: chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học giáo dục.
Sau đó thường có cuộc họp giao ban ngắn trong cơ quan. Mỗi bộ phận báo cáo nhanh những gì đáng chú ý, lãnh đạo phân công việc trong ngày, nhắc các sự kiện sắp tới.
Phần đọc này không có gì hào nhoáng, nhưng đó là nền của mọi việc khác. Một nhà ngoại giao không hiểu nước mình đang sống thì không thể tư vấn đúng cho nước nhà.
Gặp gỡ: mở và giữ quan hệ
Phần lớn thời gian trong ngày là gặp người. Cán bộ hẹn làm việc với các bộ, cơ quan của nước sở tại để trao đổi về những vấn đề hai bên cùng quan tâm, chuẩn bị cho những chuyến thăm, giải quyết những việc phát sinh.
Ngoài kênh chính thức, nhà ngoại giao còn gặp giới học giả, nhà báo, doanh nhân, cộng đồng người Việt ở đó, và cả đồng nghiệp ở các đại sứ quán khác. Mỗi cuộc gặp là một mảnh ghép giúp hiểu nước sở tại sâu hơn.
Quan hệ được xây dựng chậm và cần giữ. Một người bạn ở bộ ngoại giao nước sở tại có thể chỉ trả lời một cuộc gọi khẩn lúc nửa đêm nếu trước đó hai người đã quen biết thật sự.
Vì vậy, nhà ngoại giao giỏi thường có trí nhớ tốt về người: nhớ tên con cái, nhớ sở thích, nhớ lần gặp trước đã nói gì. Nhiều người giữ sổ ghi chép riêng cho việc này.
Viết: báo cáo về nước
Những gì đọc và nghe được phải được biến thành báo cáo. Báo cáo ngoại giao tốt không chỉ kể chuyện gì đã xảy ra, mà phân tích vì sao, có ý nghĩa gì với nước mình, và kiến nghị nên làm gì.
Viết ngắn, rõ, chính xác là kỹ năng quan trọng bậc nhất. Người đọc ở trong nước rất bận, họ cần nắm được điểm chính trong vài dòng đầu.
Có những báo cáo định kỳ theo tuần, theo tháng, và có những báo cáo khẩn khi có sự kiện lớn. Lúc đó, cán bộ có thể phải làm việc xuyên đêm để kịp gửi về khi trong nước bắt đầu ngày làm việc, vì chênh lệch múi giờ.
Nhiều cán bộ trẻ ngạc nhiên khi thấy công việc ngoại giao có nhiều giấy tờ đến vậy. Nhưng chính những bản báo cáo đó là sản phẩm thật của một đại sứ quán.
Đoàn công tác và công dân
Khi có đoàn từ trong nước sang, cả đại sứ quán thường dồn sức. Chuẩn bị chương trình, liên hệ các cơ quan sở tại, đón tiễn, đi cùng, phiên dịch, viết báo cáo kết quả. Đoàn cấp cao có thể chiếm hết thời gian của mọi người trong nhiều tuần.
Bộ phận lãnh sự thì lo công việc cho công dân: cấp hộ chiếu, giấy tờ, hỗ trợ người gặp nạn, thăm người bị tạm giữ. Đây là bộ phận gần người dân nhất, và cũng là nơi có những ca khó nhất.
Có những ngày cán bộ lãnh sự phải vào bệnh viện thăm một công dân bị tai nạn, rồi chiều đi làm việc với cảnh sát địa phương, tối gọi điện cho gia đình ở quê nhà. Đó là phần ít người thấy của nghề ngoại giao.
Đại sứ quán cũng hỗ trợ cộng đồng người Việt: tổ chức Tết, ngày lễ, dạy tiếng Việt cho con em, kết nối hội đoàn.
Buổi tối: tiệc cũng là việc
Tiệc chiêu đãi quốc khánh của các nước, tiệc tiễn đồng nghiệp, buổi hoà nhạc, triển lãm. Nhà ngoại giao có thể nhận vài lời mời mỗi tuần. Đi hết thì kiệt sức, không đi thì mất quan hệ.
Ở tiệc, họ không ăn nhiều mà nói chuyện nhiều. Gặp những người khó hẹn trong giờ hành chính, nghe ngóng thông tin, giới thiệu đồng nghiệp với nhau. Về nhà, nhiều người còn ghi lại những gì đáng chú ý cho báo cáo hôm sau.
Cuối tuần cũng không hẳn của riêng mình. Có thể là một sự kiện văn hoá của cộng đồng, một chuyến thăm tỉnh xa, một đoàn đến vào thứ bảy.
Nghe có vẻ vất vả, và đúng là vậy. Nhưng nhiều người trong nghề vẫn nói, ít có công việc nào cho bạn được sống ở nhiều nơi, gặp nhiều người, và thấy công sức nhỏ của mình góp vào quan hệ giữa hai đất nước.
Câu hỏi thường gặp
Đại sứ quán thường có những bộ phận nào?
Thường có bộ phận chính trị, kinh tế, văn hoá, lãnh sự, báo chí, và tuỳ quy mô có thêm tuỳ viên quốc phòng, đại diện của các bộ ngành khác. Đại sứ quán nhỏ thì một người có thể kiêm nhiều mảng.
Nhà ngoại giao có được nghỉ phép không?
Có, theo chế độ của cơ quan. Nhưng thời gian nghỉ có thể bị điều chỉnh khi có sự kiện lớn hoặc đoàn công tác quan trọng. Nhiều người dùng kỳ nghỉ để về thăm gia đình ở trong nước.
Nhiệm kỳ ở nước ngoài thường kéo dài bao lâu?
Thường vài năm, tuỳ quy định từng nước và từng vị trí. Sau mỗi nhiệm kỳ, cán bộ thường về làm việc ở trong nước một thời gian rồi mới đi nhiệm kỳ tiếp theo, có thể ở một nước khác.
Nhà ngoại giao có phải luôn mặc vest không?
Trong giờ làm việc và các cuộc gặp chính thức thì thường là trang phục công sở. Nhưng ở những nước nóng hoặc trong hoạt động thực địa, trang phục có thể linh hoạt hơn theo tập quán địa phương.
Công việc ngoại giao có nguy hiểm không?
Phần lớn thời gian thì không. Nhưng ở những nơi có thiên tai, dịch bệnh hay bất ổn, cán bộ đại sứ quán vẫn phải ở lại hỗ trợ công dân, nên nghề này đòi hỏi sự sẵn sàng và bản lĩnh.
