Đúng giờ không có cùng một nghĩa ở mọi nơi. Có nơi đến trước năm phút mới được coi là đúng giờ, có nơi đến muộn mười lăm phút cho một bữa tối tại nhà lại là phép lịch sự để chủ nhà kịp chuẩn bị. Với cuộc hẹn công việc quốc tế, quy tắc an toàn là đến đúng giờ hoặc sớm vài phút; với lời mời đến nhà riêng, hãy hỏi trước tập quán.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Người Việt mình có hẳn một từ cho chuyện này là giờ cao su, và hôm nay mình xem thử chiếc dây cao su đó co giãn thế nào ở những nơi khác trên thế giới.
Hai cách nhìn về thời gian
Nhà nhân học Edward Hall, người cũng đưa ra khái niệm ngữ cảnh văn hoá, đã mô tả hai cách sống với thời gian. Một cách coi thời gian như một con đường thẳng chia thành từng ô: việc này xong mới đến việc kia, lịch hẹn là cam kết, trễ hẹn là lấy mất thời gian của người khác.
Cách thứ hai coi thời gian mềm hơn, nhiều việc có thể chồng lên nhau, và quan hệ con người được ưu tiên hơn lịch trình. Gặp một người quen trên đường mà vội vã bỏ đi để kịp giờ hẹn mới là bất lịch sự.
Không cách nào đúng hơn cách nào. Mỗi cách hợp với một kiểu đời sống. Nhưng khi hai người từ hai cách nhìn hẹn gặp nhau, một người đến sớm năm phút, một người đến muộn hai mươi phút, và cả hai đều nghĩ mình bình thường.
Biết rằng có hai cách nhìn giúp bạn bớt giận khi bị chờ, và bớt làm người khác giận khi để họ chờ.
Hẹn công việc với khách quốc tế
Trong bối cảnh công việc và ngoại giao, gần như ở mọi nơi trên thế giới, đến đúng giờ là chuẩn mực. Ngay cả những nền văn hoá có giờ giấc linh hoạt trong đời thường cũng coi trọng giờ giấc trong cuộc hẹn chính thức với khách nước ngoài.
Với khách từ những nước nổi tiếng coi trọng giờ giấc như Đức, Thuỵ Sĩ hay Nhật Bản, trễ năm phút không báo trước đã là điều đáng ngại. Nếu biết mình sẽ trễ, hãy báo càng sớm càng tốt, kèm thời gian dự kiến đến.
Ở Việt Nam, kẹt xe là lý do rất thật, nhưng khách nước ngoài không phải lúc nào cũng biết. Khi đặt lịch hẹn ở trung tâm thành phố vào giờ cao điểm, hãy tính dư thời gian, hoặc đề nghị một khung giờ tránh tắc đường.
Chiều ngược lại, khi bạn đi công tác ở nước có giờ giấc linh hoạt hơn, đừng bực bội nếu phải chờ. Hãy mang theo việc để làm, và coi khoảng chờ là một phần của chương trình.
Tiệc tối và lời mời đến nhà
Tiệc tối là nơi quy tắc thay đổi nhiều nhất. Ở một số nước, đến đúng giờ ghi trên thiệp mời một bữa tối tại nhà riêng có thể khiến chủ nhà lúng túng vì chưa chuẩn bị xong. Đến muộn mươi mười lăm phút là thông lệ.
Ở những nơi khác, như các nước Bắc Âu, khách thường đến gần như đúng phút. Vì thế khi được mời, cách an toàn nhất là hỏi người quen bản xứ, hoặc hỏi thẳng chủ nhà mình nên đến lúc nào là tiện nhất.
Với tiệc chiêu đãi đứng, thiệp mời thường ghi một khung giờ. Bạn có thể đến bất kỳ lúc nào trong khung đó, nhưng nên có mặt trước khi phát biểu chính bắt đầu, và đừng ra về trước khách chính.
Với quốc yến hay tiệc chính thức có chỗ ngồi, phải đến trước giờ ghi trên thiệp, vì mọi người cần ổn định chỗ trước khi khách danh dự vào. Đến muộn trong trường hợp này là sơ suất lớn.
Giờ kết thúc cũng là giờ
Nhiều người chỉ để ý giờ bắt đầu mà quên giờ kết thúc. Với khách từ văn hoá coi trọng lịch trình, một cuộc họp dự kiến một tiếng kéo dài thành hai tiếng là làm hỏng cả buổi chiều của họ.
Người chủ trì nên nói rõ giờ kết thúc từ đầu, và khi gần hết giờ, chủ động hỏi xem mọi người có muốn kéo dài không. Câu hỏi đó cho phép ai bận được rút lui mà không mất mặt.
Ở những buổi làm việc với khách từ văn hoá linh hoạt hơn, cuộc họp chính thức có thể ngắn, nhưng bữa cơm sau đó lại dài, và đó mới là lúc chuyện quan trọng được bàn. Đừng xếp lịch quá sát sau bữa trưa.
Trong chương trình đón đoàn, hãy luôn có khoảng đệm giữa các điểm hẹn. Một hoạt động kéo dài không nên làm trễ dây chuyền mọi hoạt động sau.
Giữ giờ mà không cứng nhắc
Người làm ngoại giao giỏi thường có hai chiếc đồng hồ trong đầu: một chiếc cho lịch hẹn, một chiếc cho quan hệ. Họ đến đúng giờ, kết thúc đúng giờ, nhưng biết khi nào nên ở lại thêm vì cuộc trò chuyện đang đi vào chỗ quan trọng.
Với chính mình, nếu bạn hay trễ hẹn, một mẹo đơn giản là đặt giờ hẹn trong lịch sớm hơn thực tế mười lăm phút. Đến sớm thì ngồi chờ, xem lại tài liệu, uống ngụm nước.
Với nhóm làm việc đa quốc tịch, thống nhất từ đầu thế nào là đúng giờ: họp trực tuyến bắt đầu đúng phút, buổi gặp mặt có năm phút linh hoạt. Viết thành quy ước chung, không ai phải đoán.
Vì cuối cùng, đúng giờ không phải là chuyện chiếc đồng hồ, mà là chuyện tôn trọng thời gian của người đang chờ mình.
Câu hỏi thường gặp
Giờ cao su có phải là đặc trưng xấu của người Việt không?
Đó là một thói quen phổ biến trong đời thường ở nhiều nơi, nhưng không phải đặc trưng chung của mọi người Việt. Trong công việc và với khách quốc tế, người Việt chuyên nghiệp vẫn rất đúng giờ. Quan trọng là biết tách hai bối cảnh.
Đến quá sớm có bất lịch sự không?
Đến sớm vài phút là tốt, nhưng đến sớm nửa tiếng có thể làm chủ nhà lúng túng, nhất là với lời mời đến nhà riêng. Nếu đến quá sớm, hãy đi dạo quanh hoặc ngồi quán gần đó rồi đến đúng lúc.
Họp trực tuyến với người ở múi giờ khác cần lưu ý gì?
Luôn ghi rõ giờ theo cả hai múi giờ trong lời mời, và chọn khung giờ hợp lý cho cả hai bên. Đừng mặc định giờ của mình, và nhớ những nước có đổi giờ theo mùa.
Nếu khách quốc tế đến trễ thì nên làm gì?
Hãy đón tiếp vui vẻ, không trách, và điều chỉnh chương trình nếu cần. Có thể khách gặp khó khăn về giao thông hay chưa quen đường. Nếu thời gian bị cắt ngắn, hãy ưu tiên những nội dung quan trọng nhất.
Thời gian linh hoạt và thời gian tuyến tính là gì?
Đây là hai cách sống với thời gian do nhà nhân học Edward Hall mô tả. Thời gian tuyến tính coi lịch hẹn là cam kết và làm từng việc một. Thời gian linh hoạt cho phép nhiều việc chồng lên nhau và ưu tiên quan hệ con người hơn lịch trình.
