Công hàm là loại văn bản chính thức mà bộ ngoại giao và các cơ quan đại diện dùng để trao đổi với nhau. Nó được viết ở ngôi thứ ba, mở đầu bằng lời chào trân trọng của cơ quan gửi tới cơ quan nhận, kết thúc bằng lời chào lặp lại, và thường không có chữ ký cá nhân mà chỉ có dấu cùng chữ ký tắt. Ngôi thứ ba cho thấy đây là tiếng nói của cả một cơ quan nhà nước, không phải ý riêng của ai.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hôm nay mình mở một thứ ít người được thấy: loại văn bản mà các đại sứ quán gửi cho nhau mỗi ngày.
Một công hàm trông như thế nào?
Hình dung một tờ giấy có quốc huy hoặc biểu tượng của cơ quan ở đầu trang. Câu đầu tiên thường có dạng: Bộ Ngoại giao nước này gửi lời chào trân trọng tới Đại sứ quán nước kia, và có vinh dự thông báo như sau.
Sau đó là phần nội dung, cũng viết ở ngôi thứ ba: Bộ đề nghị Đại sứ quán, Bộ xin thông báo. Không có một đại từ ngôi thứ nhất nào, kể cả khi người soạn đang nói về chính cơ quan mình. Nếu cần nhắc tới người đứng đầu, văn bản cũng gọi bằng chức danh, như Đại sứ hay Bộ trưởng.
Kết thúc bằng một câu quen thuộc: Bộ Ngoại giao nhân dịp này xin gửi tới Đại sứ quán lời chào trân trọng. Rồi ghi địa điểm, ngày tháng, đóng dấu và ký tắt.
Nghe có vẻ rườm rà, nhưng chính sự lặp lại ấy là một phần của nghi thức. Thiếu lời chào mở đầu hay lời chào kết thúc trong một công hàm có thể bị coi là thiếu tôn trọng, thậm chí là một tín hiệu.
Vì sao viết ở ngôi thứ ba và không ký tên?
Ngôi thứ ba tạo ra một khoảng cách trang trọng. Văn bản không phải lời của một cán bộ cụ thể, mà là lời của cơ quan, và qua đó là lời của nhà nước.
Điều này cũng giúp tránh những cảm xúc cá nhân. Một công hàm phản đối viết ở ngôi thứ ba nghe nghiêm khắc nhưng không phải là chuyện ân oán giữa hai con người.
Việc không ký tên đầy đủ mà chỉ đóng dấu, ký tắt có lý do tương tự. Văn bản có giá trị vì mang dấu của cơ quan, không phụ thuộc vào việc ai đang ngồi ở vị trí nào.
Ngôi thứ ba cũng giúp văn bản dễ dịch và ít hiểu nhầm hơn, vì tránh được các hệ thống xưng hô rất khác nhau giữa các ngôn ngữ.
Công hàm dùng vào việc gì?
Phần lớn công hàm phục vụ những việc rất thường ngày: thông báo nhân viên mới đến nhận nhiệm vụ, xin cấp thị thực cho một đoàn công tác, đề nghị bố trí lịch làm việc, thông báo ngày nghỉ lễ của cơ quan.
Công hàm cũng dùng cho những việc quan trọng hơn như đề xuất một cuộc gặp cấp cao, chuyển một thông điệp chính thức, bày tỏ quan điểm về một vấn đề.
Đặc biệt, hai nước có thể trao đổi công hàm để xác lập một thoả thuận. Một công hàm đề nghị, một công hàm trả lời đồng ý, và cặp công hàm này có thể có giá trị như một điều ước quốc tế, tuỳ ý định của các bên.
Vì công hàm là văn bản chính thức, mọi chữ trong đó đều được cân nhắc. Một cán bộ trẻ có thể mất cả buổi chỉ để soạn một công hàm vài đoạn cho đúng.
Công hàm cũng được đánh số và lưu trữ cẩn thận. Khi có tranh luận về việc ai đã thông báo điều gì vào lúc nào, người ta mở sổ công hàm ra đối chiếu, và đó thường là bằng chứng cuối cùng.
Những loại văn bản họ hàng
Bên cạnh công hàm viết ở ngôi thứ ba, còn có thư ngoại giao cá nhân, do một người có chức vụ ký, viết ở ngôi thứ nhất, dùng khi cần trang trọng hơn hoặc thân tình hơn.
Bị vong lục là văn bản ghi lại quan điểm hay nội dung một cuộc trao đổi, thường trao kèm sau một cuộc gặp để tránh hiểu nhầm. Tên gọi nghe cổ, nhưng ý rất thực tế: để khỏi quên.
Ngoài ra còn có giác thư, thông điệp, tuyên bố, mỗi loại có cách dùng và mức độ trang trọng riêng. Người làm ngoại giao phải biết chọn đúng loại văn bản cho đúng việc.
Chọn sai loại văn bản cũng là gửi đi một tín hiệu. Trả lời một thư cá nhân của bộ trưởng bằng một công hàm của phòng ban có thể bị coi là hạ cấp mối quan hệ.
Học được gì từ công hàm?
Không phải ai cũng cần viết công hàm, nhưng tinh thần của nó dùng được ở nhiều nơi. Khi viết văn bản chính thức của một tổ chức, hãy để tổ chức lên tiếng, đừng để ý riêng của người viết chen vào.
Hãy có lời chào mở đầu và kết thúc, dù ngắn. Chúng không tốn bao nhiêu chữ nhưng tạo ra không khí tôn trọng.
Hãy nói một việc mỗi văn bản, rõ ràng, có thời hạn nếu cần trả lời. Người nhận không phải đoán mình cần làm gì.
Và hãy nhớ rằng văn bản được lưu lại lâu hơn lời nói. Một câu viết vội hôm nay có thể được người khác đọc lại sau nhiều năm.
Câu hỏi thường gặp
Công hàm có chữ ký không?
Công hàm thường không có chữ ký đầy đủ của cá nhân, mà được đóng dấu của cơ quan và ký tắt. Thư ngoại giao cá nhân thì có chữ ký của người gửi.
Ai được gửi công hàm?
Thường là bộ ngoại giao và các cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự, cùng các tổ chức quốc tế. Doanh nghiệp hay cá nhân không dùng hình thức công hàm.
Trao đổi công hàm có phải là ký điều ước không?
Có thể. Hai nước có thể xác lập thoả thuận bằng cách trao đổi công hàm, và thoả thuận đó có thể có giá trị điều ước nếu các bên có ý định như vậy. Điều này phụ thuộc vào nội dung và ý định cụ thể.
Bị vong lục khác công hàm thế nào?
Bị vong lục thường ghi lại quan điểm hay nội dung trao đổi để làm rõ và tránh quên, có thể không có lời chào nghi thức đầy đủ như công hàm. Công hàm là phương tiện liên lạc chính thức hằng ngày với cấu trúc chặt chẽ hơn.
Công hàm viết bằng ngôn ngữ nào?
Thường bằng ngôn ngữ của nước gửi, kèm bản dịch, hoặc bằng ngôn ngữ của nước nhận, hoặc bằng một ngôn ngữ trung gian mà hai bên thống nhất. Mỗi cơ quan có thông lệ riêng.
