Đại sứ quán đại diện cho quan hệ giữa hai nhà nước, thường đặt ở thủ đô, lo những việc ở tầm quốc gia như chính trị, kinh tế, văn hoá. Lãnh sự quán lo việc cho công dân và giấy tờ: hộ chiếu, thị thực, khai sinh, hỗ trợ người gặp nạn, thường đặt ở các thành phố lớn ngoài thủ đô. Nhiều đại sứ quán còn có bộ phận lãnh sự ngay bên trong, nên ranh giới với người dân đôi khi khá mờ.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Nếu bạn từng không biết nên gọi cho đại sứ quán hay lãnh sự quán khi có việc ở nước ngoài, tập này dành cho bạn.
Đại sứ quán làm gì?
Đại sứ quán là cơ quan đại diện ngoại giao của một nước tại nước khác. Nhiệm vụ chính của nó là đại diện cho nhà nước mình, bảo vệ lợi ích của nước mình và công dân, đàm phán với chính phủ nước sở tại, tìm hiểu và báo cáo tình hình, thúc đẩy quan hệ hữu nghị.
Vì làm việc với chính phủ nước sở tại, đại sứ quán hầu như luôn đặt ở thủ đô, nơi có các bộ, cơ quan trung ương. Mỗi nước thường chỉ có một đại sứ quán ở một nước khác.
Người đứng đầu là đại sứ, được cử tới nguyên thủ quốc gia nước sở tại và trình quốc thư khi nhận nhiệm vụ. Đại sứ là người đại diện cao nhất của nhà nước mình tại nước đó.
Có những nước nhỏ không đủ điều kiện mở đại sứ quán ở mọi nơi, nên một đại sứ có thể kiêm nhiệm nhiều nước, thường trú ở một nước và định kỳ sang các nước kia.
Lãnh sự quán làm gì?
Lãnh sự quán là cơ quan làm công tác lãnh sự, tập trung vào công dân và các giao dịch hành chính. Cấp hộ chiếu, cấp thị thực cho người nước ngoài, chứng nhận giấy tờ, đăng ký khai sinh, kết hôn cho công dân ở nước ngoài, bảo hộ công dân gặp khó khăn.
Lãnh sự quán còn hỗ trợ thúc đẩy giao lưu kinh tế, văn hoá, giáo dục ở khu vực mình phụ trách. Một tổng lãnh sự quán ở một thành phố thương mại lớn có thể rất bận rộn với các đoàn doanh nghiệp.
Vì phục vụ công dân, lãnh sự quán thường đặt ở những thành phố có đông người nước mình sinh sống hoặc qua lại, không nhất thiết ở thủ đô. Một nước có thể có nhiều lãnh sự quán ở một nước khác.
Người đứng đầu là tổng lãnh sự hoặc lãnh sự, tuỳ cấp cơ quan. Họ không trình quốc thư như đại sứ mà nhận sự chấp thuận của nước sở tại bằng một văn bản riêng.
Bộ phận lãnh sự trong đại sứ quán
Ở thủ đô, việc lãnh sự thường do bộ phận lãnh sự nằm ngay trong đại sứ quán đảm nhận. Vì thế khi bạn làm hộ chiếu ở thủ đô một nước, bạn đến đại sứ quán, nhưng thực chất là đến phòng lãnh sự.
Mỗi lãnh sự quán và bộ phận lãnh sự phụ trách một khu vực địa lý nhất định. Nếu bạn sống ở thành phố thuộc khu vực của một tổng lãnh sự quán, hồ sơ của bạn thường phải nộp ở đó chứ không phải ở đại sứ quán.
Trước khi đi, hãy kiểm tra trên trang chính thức của cơ quan đại diện xem nơi mình sống thuộc khu vực của cơ quan nào, giờ tiếp dân, có cần đặt lịch hẹn trước không.
Nhiều cơ quan đã chuyển nhiều thủ tục sang trực tuyến, nhưng vẫn có những việc cần đến trực tiếp, nhất là khi cần lấy dấu vân tay hoặc đối chiếu bản gốc.
Lãnh sự danh dự là ai?
Ở những nơi không có cơ quan chính thức, một số nước nhờ một người có uy tín tại địa phương làm lãnh sự danh dự. Người đó thường là công dân nước sở tại hoặc người sinh sống lâu năm ở đó.
Lãnh sự danh dự hỗ trợ những việc cơ bản như kết nối, hỗ trợ công dân gặp nạn, thúc đẩy giao lưu. Họ thường không cấp được hộ chiếu hay thị thực, mà chuyển hồ sơ về cơ quan chính thức.
Lãnh sự danh dự thường không hưởng lương như viên chức chuyên nghiệp, và quyền ưu đãi của họ hẹp hơn nhiều so với viên chức lãnh sự chuyên nghiệp.
Khi đi tới một nơi xa, việc biết nơi đó có lãnh sự danh dự của nước mình hay không có thể rất có ích trong trường hợp khẩn cấp.
Khi có việc thì tìm đến đâu?
Nguyên tắc chung: việc giấy tờ cá nhân, gặp nạn, mất hộ chiếu, bị bắt giữ thì tìm đến cơ quan lãnh sự phụ trách khu vực bạn đang ở, dù đó là lãnh sự quán hay bộ phận lãnh sự của đại sứ quán.
Việc liên quan đến quan hệ giữa hai nước, đoàn công tác chính thức, hợp tác cấp quốc gia thì là việc của đại sứ quán.
Trong trường hợp khẩn cấp ngoài giờ hành chính, hầu hết cơ quan đại diện có số điện thoại trực bảo hộ công dân. Hãy lưu số này vào điện thoại trước khi đi.
Và nhớ một điều: cơ quan đại diện của nước nào thì phục vụ công dân nước đó. Người Việt ở nước ngoài tìm cơ quan đại diện Việt Nam; người nước ngoài muốn xin thị thực vào Việt Nam tìm cơ quan đại diện Việt Nam ở nước họ.
Câu hỏi thường gặp
Một nước có thể có bao nhiêu lãnh sự quán ở nước khác?
Không có giới hạn chung. Số lượng phụ thuộc thoả thuận giữa hai nước và nhu cầu thực tế, chẳng hạn số công dân sinh sống, mức độ giao lưu. Một số nước có hàng chục lãnh sự quán ở nước có cộng đồng đông.
Đại sứ quán có làm thị thực không?
Có, qua bộ phận lãnh sự của mình. Ở thủ đô, việc cấp thị thực thường do bộ phận này đảm nhận. Ở các thành phố khác, việc đó thuộc về lãnh sự quán phụ trách khu vực.
Tổng lãnh sự quán và lãnh sự quán khác nhau gì?
Khác nhau về cấp. Tổng lãnh sự quán là cấp cao nhất của cơ quan lãnh sự, thường phụ trách khu vực rộng hoặc thành phố lớn. Ngoài ra còn có lãnh sự quán, phó lãnh sự quán và văn phòng lãnh sự.
Lãnh sự quán có quyền bất khả xâm phạm không?
Có, theo Công ước Viên về quan hệ lãnh sự, nhưng phạm vi hẹp hơn đại sứ quán, chủ yếu áp dụng cho phần trụ sở dùng riêng cho công việc lãnh sự.
Khi hai nước chưa có quan hệ ngoại giao thì sao?
Hai nước có thể nhờ một nước thứ ba bảo hộ quyền lợi, hoặc duy trì văn phòng đại diện với chức năng hạn chế. Công dân khi đó thường được hỗ trợ qua cơ quan của nước thứ ba được nhờ.
