Giữ thể diện cho người đối diện khi bất đồng nghĩa là nói điều mình không đồng ý ở chỗ riêng thay vì trước đám đông, nhắm vào vấn đề chứ không nhắm vào con người, ghi nhận phần đúng của họ trước, và chừa cho họ một lối lùi đàng hoàng. Người được giữ thể diện thường dễ thay đổi ý kiến hơn rất nhiều so với người bị dồn vào góc.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Thể diện là thứ không nhìn thấy nhưng có mặt trong mọi cuộc đàm phán, mọi cuộc họp, và cả mọi bữa cơm gia đình.
Thể diện là gì và vì sao quan trọng?
Thể diện là hình ảnh của một người trong mắt người khác: sự tôn trọng, vị thế, phẩm giá mà họ muốn được ghi nhận. Mất mặt là cảm giác hình ảnh ấy bị tổn hại trước người khác.
Ở Việt Nam và nhiều nước châu Á, thể diện đặc biệt nặng ký. Nhưng thật ra không có nền văn hoá nào mà con người không quan tâm tới thể diện. Chỉ là mức độ và cách thể hiện khác nhau.
Trong ngoại giao, thể diện của một người đại diện gắn với thể diện của cả quốc gia. Một nhà đàm phán bị làm mất mặt trước báo chí sẽ khó nhượng bộ, dù về lý họ sẵn sàng.
Vì vậy, người làm ngoại giao giỏi luôn nghĩ: nếu mình là người kia, làm sao để họ đồng ý mà vẫn đứng thẳng được trước đồng nghiệp, cấp trên của họ.
Góp ý riêng, khen công khai
Nguyên tắc đơn giản nhất là phê bình riêng, khen ngợi công khai. Một góp ý thẳng thắn trong phòng riêng có thể được đón nhận vui vẻ. Cùng lời ấy trước cả phòng họp có thể biến thành một vết thương lâu năm.
Trong cuộc họp, nếu thấy ý kiến của ai đó có vấn đề, thay vì bác bỏ ngay, hãy nói: ý này đáng bàn thêm, sau họp mình trao đổi kỹ hơn nhé. Rồi giữ lời mà trao đổi riêng.
Với những bất đồng phải giải quyết ngay trong cuộc họp, hãy dùng câu hỏi thay cho khẳng định. Anh đã tính tới chi phí vận hành chưa, nghe mềm hơn nhiều so với anh quên mất chi phí vận hành.
Ngược lại, khi ai đó làm tốt, hãy khen trước mọi người, cụ thể, chân thành. Thể diện được bồi đắp giúp người ta dễ chấp nhận góp ý sau này.
Nhắm vào vấn đề, không nhắm vào người
Câu báo cáo này có ba số liệu chưa khớp khác hẳn với câu anh làm báo cáo cẩu thả. Câu thứ nhất nói về việc, câu thứ hai phán xét người.
Khi nói về việc, người nghe có thể sửa mà không cảm thấy mình bị tấn công. Khi bị phán xét, phản ứng tự nhiên là tự vệ, và lúc đó lý lẽ không còn tác dụng.
Tránh những chữ như luôn luôn, không bao giờ, lần nào cũng. Chúng biến một sự việc thành một bản án về tính cách.
Trong ngoại giao, người ta nói về lập trường của nước kia, không nói về con người đang ngồi đối diện. Vì thế hai nhà đàm phán có thể bất đồng gay gắt trong phòng họp rồi vẫn ăn tối vui vẻ cùng nhau.
Ghi nhận phần đúng và chừa lối lùi
Hầu như ý kiến nào cũng có phần đúng. Bắt đầu bằng việc ghi nhận phần đó khiến người kia thấy mình được lắng nghe, và dễ mở lòng với phần bạn không đồng ý.
Chừa lối lùi là tạo cho người kia một cách thay đổi ý kiến mà không phải thừa nhận mình sai. Ví dụ: với thông tin mới vừa có thì có lẽ phương án khác sẽ phù hợp hơn. Người kia đổi ý vì có thông tin mới, không phải vì họ sai.
Trong đàm phán, chừa lối lùi có khi là để phía bên kia đề xuất chính ý tưởng mà mình đã muốn, rồi mình hưởng ứng. Ai đề xuất không quan trọng bằng việc ý tưởng được chấp nhận.
Đừng bao giờ ăn mừng chiến thắng trước mặt người vừa phải lùi bước. Một câu như thấy chưa, mình nói từ đầu rồi mà có thể làm mất đi tất cả những gì bạn vừa đạt được.
Thể diện ở các nền văn hoá khác nhau
Với đồng nghiệp từ văn hoá nói thẳng, góp ý trực tiếp trong cuộc họp có thể là bình thường. Nhưng ngay cả họ cũng không thích bị chê bai trước mặt người khác một cách gay gắt.
Với đồng nghiệp từ văn hoá coi trọng thể diện, nhiều khi cần một người trung gian để chuyển lời, hoặc góp ý gián tiếp qua câu chuyện, qua ví dụ chung.
Khi làm việc trong nhóm đa quốc tịch, đừng mặc định mọi người đều thoải mái với cùng một kiểu góp ý. Hỏi riêng từng người họ muốn nhận góp ý thế nào là một câu hỏi rất đáng hỏi.
Giữ thể diện cho người khác, xét cho cùng, cũng là giữ thể diện cho chính mình. Người được nhớ đến như một người tôn trọng người khác sẽ được nhiều người muốn làm việc cùng.
Câu hỏi thường gặp
Giữ thể diện có phải là né tránh sự thật không?
Không. Giữ thể diện là chọn cách nói, thời điểm và nơi nói sao cho sự thật được đón nhận. Nội dung vẫn phải rõ ràng, chỉ có cách truyền đạt là tinh tế hơn.
Nếu chính mình bị mất mặt thì xử lý ra sao?
Giữ bình tĩnh, không phản ứng ngay trước đám đông. Sau đó trao đổi riêng với người kia về cảm nhận của mình và cách hai bên làm việc tốt hơn. Phản ứng gay gắt tại chỗ thường làm mình mất mặt thêm.
Văn hoá phương Tây có quan tâm thể diện không?
Có, dù cách thể hiện khác. Người phương Tây cũng không thích bị chỉ trích gay gắt trước đồng nghiệp. Khác biệt là họ thường quen với góp ý thẳng trong công việc hơn.
Làm sao góp ý cho cấp trên mà không làm họ mất mặt?
Góp ý riêng, dùng câu hỏi hoặc đề xuất thay vì phê phán, chuẩn bị số liệu cụ thể, và để cấp trên là người đưa ra quyết định cuối cùng. Cấp trên dễ tiếp nhận khi cảm thấy vẫn làm chủ tình huống.
Chừa lối lùi có phải là nhượng bộ không?
Không nhất thiết. Bạn vẫn đạt được điều mình muốn, chỉ là để người kia có cách thay đổi ý kiến mà không mất mặt. Đó là sự khéo léo trong cách đạt kết quả, không phải từ bỏ kết quả.
