Im lặng có thể là đang suy nghĩ nghiêm túc, là tôn trọng người vừa nói, là chưa đồng ý mà không muốn nói ra, hoặc chỉ đơn giản là ngượng ngùng. Nghĩa nào đúng phụ thuộc nhiều vào văn hoá, và đọc sai một khoảng lặng là một trong những nguồn hiểu lầm phổ biến nhất khi làm việc với người nước ngoài.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Hôm nay mình nói về thứ không có chữ nào, nhưng đôi khi lại nói nhiều hơn cả một bài phát biểu.
Người ta chịu được bao lâu im lặng?
Thử để ý trong một cuộc trò chuyện, bạn chịu được khoảng lặng bao lâu trước khi thấy phải nói gì đó. Với nhiều người, chỉ vài giây là bắt đầu khó chịu, phải lấp đi bằng một câu đùa hay một câu hỏi.
Các nhà nghiên cứu giao tiếp nhận thấy khoảng chịu đựng này khác nhau đáng kể giữa các nền văn hoá. Ở nhiều nơi trong thế giới nói tiếng Anh, khoảng lặng dài trong cuộc họp dễ bị coi là trục trặc, cần ai đó lên tiếng.
Trong khi đó, ở Nhật Bản hay Phần Lan, những khoảng lặng dài hơn trong cuộc trò chuyện thường được coi là bình thường, thậm chí dễ chịu. Im lặng là lúc người ta suy nghĩ về điều vừa nghe, và trả lời ngay lại có thể bị coi là hời hợt.
Tất nhiên đây là xu hướng chung. Bạn sẽ gặp người Nhật nói liên tục và người Mỹ trầm lặng. Nhưng biết xu hướng giúp bạn đừng vội đọc sai.
Im lặng trong văn hoá Việt
Với người Việt, im lặng mang nhiều tầng. Im lặng khi người lớn nói là lễ phép. Im lặng khi được hỏi ý kiến trong cuộc họp đông người thường là ngại nói trước đám đông, hoặc không muốn trái ý cấp trên.
Có câu im lặng là vàng, và cũng có câu im lặng là đồng ý. Hai câu kéo theo hai hướng ngược nhau, và người Việt đọc được tuỳ hoàn cảnh. Người nước ngoài thì không.
Một tình huống rất hay gặp: chuyên gia nước ngoài kết thúc phần trình bày, hỏi mọi người có câu hỏi gì không. Cả phòng im lặng. Chuyên gia nghĩ mọi người đã hiểu hết. Thực tế nhiều người chưa hiểu, nhưng không ai muốn là người đầu tiên hỏi.
Hiểu được điều này, người tổ chức có thể xoay sở: cho thời gian thảo luận nhóm nhỏ trước, nhận câu hỏi viết trên giấy, hoặc mời từng người một cách nhẹ nhàng.
Im lặng trong đàm phán
Trên bàn đàm phán, im lặng là một công cụ. Sau khi đưa ra một đề nghị, người làm nghề thường im lặng và chờ. Người chịu không nổi khoảng lặng thường là người nói tiếp, và nhiều khi nói tiếp là tự nhượng thêm.
Ngược lại, khi phía bên kia im lặng sau đề nghị của bạn, đừng vội điền vào khoảng trống bằng cách hạ điều kiện. Có thể họ đang suy nghĩ, đang dịch trong đầu, đang chờ trưởng đoàn ra hiệu.
Với những đoàn từ văn hoá coi trọng sự suy nghĩ chậm, việc thúc họ trả lời ngay có thể làm họ khó chịu. Một câu như bên anh cứ cân nhắc, bên mình chờ thoải mái cho thấy bạn tôn trọng nhịp của họ.
Và khi bạn cần thời gian, cứ im lặng suy nghĩ. Không ai bắt bạn phải trả lời trong năm giây. Một khoảng lặng đúng lúc làm bạn trông điềm tĩnh hơn là một câu trả lời vội.
Khi nào im lặng là tín hiệu xấu?
Có những khoảng lặng thật sự là tín hiệu cảnh báo. Một người đang trò chuyện sôi nổi bỗng im lặng sau một câu nói của bạn có thể vừa bị chạm vào điều gì đó.
Hãy quan sát kèm theo những tín hiệu khác: ánh mắt né tránh, tư thế ngồi lùi lại, khoanh tay, chuyển chủ đề ngay sau đó. Im lặng kèm những thứ này thường không phải là suy nghĩ.
Trong email cũng vậy. Một đối tác thường trả lời trong ngày bỗng im lặng một tuần sau khi bạn gửi đề xuất. Với nhiều nền văn hoá, đó có thể là cách từ chối nhẹ nhàng nhất.
Khi nghi ngờ, hãy tạo cơ hội cho người kia lên tiếng mà không mất mặt. Một tin nhắn như không biết đề xuất vừa rồi có điểm nào bên anh cần bàn thêm không thường mở được cánh cửa.
Tập làm quen với khoảng lặng
Nếu bạn là người hay sợ im lặng, có thể tập. Lần tới khi ai đó nói xong, thử đếm thầm đến ba rồi mới trả lời. Bạn sẽ thấy câu trả lời chín chắn hơn, và người kia cảm thấy được lắng nghe.
Khi làm chủ trì một cuộc họp đa văn hoá, hãy nói rõ trước rằng mình sẽ dành vài phút im lặng để mọi người suy nghĩ trước khi góp ý. Cách này giúp người từ văn hoá ít nói không bị lấn át.
Khi đi cùng khách quốc tế, đừng cố lấp đầy mọi khoảnh khắc bằng lời giới thiệu. Một quãng đi bộ yên lặng qua một con phố đẹp có khi đáng nhớ hơn mười phút thuyết minh.
Câu hỏi để mang theo: lần gần nhất bạn im lặng trong một cuộc nói chuyện, người kia có hiểu đúng điều bạn muốn nói không?
Câu hỏi thường gặp
Im lặng có phải lúc nào cũng là đồng ý không?
Không. Ở nhiều nền văn hoá, kể cả Việt Nam, im lặng có thể là chưa đồng ý nhưng không muốn nói thẳng. Muốn biết chắc, hãy hỏi lại một cách nhẹ nhàng hoặc xác nhận bằng văn bản.
Người Nhật có thật sự im lặng nhiều hơn không?
Nhiều nghiên cứu giao tiếp ghi nhận người Nhật thoải mái hơn với khoảng lặng trong hội thoại so với nhiều nước phương Tây. Nhưng đây là xu hướng chung, mỗi người mỗi khác, và môi trường làm việc quốc tế cũng làm thói quen thay đổi.
Làm sao khuyến khích người im lặng trong cuộc họp lên tiếng?
Hãy tạo kênh góp ý an toàn: thảo luận nhóm nhỏ trước, góp ý bằng văn bản, hoặc hỏi riêng sau cuộc họp. Gọi tên một người trước đám đông có thể làm họ càng im lặng hơn.
Im lặng trong email có nghĩa là gì?
Có thể là bận, có thể là chưa quyết, có thể là từ chối nhẹ nhàng. Sau một khoảng thời gian hợp lý, một email nhắc nhẹ, không trách móc, thường giúp làm rõ.
Có nên dùng im lặng như chiến thuật không?
Có thể, trong đàm phán im lặng sau khi đưa ra đề nghị là kỹ thuật phổ biến. Nhưng dùng im lặng để gây áp lực hay trừng phạt người khác dễ làm hỏng quan hệ lâu dài, nên cân nhắc kỹ.
