Lần đầu dự tiệc chiêu đãi ở đại sứ quán, bạn nên hồi âm đúng hạn, đến trong khung giờ ghi trên thiệp, mặc đúng trang phục, chào chủ nhà ở hàng đón khách, đứng lắng nghe phần phát biểu, rồi chủ động làm quen với vài người mới và ra về sau khi khách chính đã về. Tiệc chiêu đãi là nơi để gặp người, không phải nơi để ăn no.
Chào bạn, đây là Nhà Ngoại Giao. Nếu bạn vừa nhận được một tấm thiệp mời có quốc huy ở góc và đang băn khoăn không biết đến đó làm gì, tập này dành cho bạn.
Trước ngày tiệc
Việc đầu tiên là hồi âm đúng hạn theo cách ghi trên thiệp. Đại sứ quán cần biết số khách để chuẩn bị an ninh, đồ ăn, chỗ đứng. Không hồi âm rồi đến, hay hồi âm có rồi không đến, đều làm chủ nhà khó xử.
Đọc kỹ thiệp: dịp gì, mấy giờ, ở đâu, trang phục, có cần mang thiệp hay giấy tờ tuỳ thân để qua cửa an ninh không. Nhiều đại sứ quán yêu cầu xuất trình giấy tờ ở cổng.
Tìm hiểu đôi chút về nước chủ nhà và dịp lễ: nếu là tiệc quốc khánh, ngày đó kỷ niệm sự kiện gì. Một câu chúc mừng có hiểu biết khiến chủ nhà rất vui.
Chuẩn bị danh thiếp, đủ dùng mà không quá nhiều. Bạn đến để làm quen vài người có ý nghĩa, không phải để phát danh thiếp cho cả phòng.
Nếu tiệc tổ chức ngoài vườn vào mùa mưa, mang theo một chiếc ô gọn. Nếu trời nóng, chọn vải thoáng trong khuôn khổ trang phục yêu cầu. Những chi tiết nhỏ này giúp bạn thoải mái để tập trung vào việc chính là gặp người.
Đến nơi và hàng đón khách
Với tiệc đứng có khung giờ, bạn có thể đến bất cứ lúc nào trong khoảng đó, nhưng tốt nhất là trong nửa đầu, để kịp chào chủ nhà và nghe phát biểu.
Ngay lối vào thường có hàng đón khách: đại sứ, phu nhân hoặc phu quân, đôi khi có thêm vài người. Đây không phải lúc trò chuyện dài. Bạn bắt tay, nói tên và đơn vị của mình, chúc mừng một câu ngắn, rồi bước tiếp để người sau còn vào.
Nếu có người giới thiệu tên khách bằng micro hay đọc tên khi bạn bước vào, hãy nói rõ tên mình với người đó.
Nếu bạn đến muộn và hàng đón khách đã giải tán, hãy tìm dịp đến chào chủ nhà trong lúc tiệc, nhẹ nhàng, không chen ngang cuộc nói chuyện quan trọng.
Phát biểu, quốc ca và nâng ly
Trong nhiều buổi tiệc quốc khánh, có phần cử quốc ca của nước chủ nhà và nước sở tại. Khi đó hãy đứng nghiêm, không nói chuyện, không ăn uống, cất điện thoại.
Tiếp theo thường là phát biểu của đại sứ và có khi của một đại diện nước sở tại. Hãy đứng lắng nghe, đừng tranh thủ lấy đồ ăn hay trò chuyện riêng.
Sau phát biểu thường có nâng ly chúc mừng. Nếu không uống đồ có cồn, bạn cứ nâng ly nước trái cây, không ai để ý cái gì trong ly bạn.
Những phút này là lúc nhiều khách chụp ảnh. Hãy để ý không chắn tầm nhìn của người khác, và hạn chế quay phim, chụp ảnh nếu thấy chủ nhà không khuyến khích.
Trò chuyện với người lạ
Đây là phần quan trọng nhất và cũng làm nhiều người ngại nhất. Hãy đặt cho mình mục tiêu nhỏ: làm quen với hai hoặc ba người mới, nói chuyện tử tế với họ.
Cách dễ nhất để nhập vào một nhóm là đứng gần, đợi lúc câu chuyện ngừng, mỉm cười và tự giới thiệu. Người ở tiệc chiêu đãi đều đến để gặp người, nên họ thường rất cởi mở.
Những chủ đề an toàn: dịp lễ hôm nay, nước chủ nhà, công việc của nhau, những chuyến đi, ẩm thực. Tránh những chủ đề gây tranh cãi như chính trị nhạy cảm, tôn giáo, thu nhập.
Đừng bám lấy một người suốt buổi, kể cả người đó rất thú vị. Sau mươi phút, hãy lịch sự chào để cả hai còn gặp người khác. Một câu như rất vui được quen anh, mong có dịp gặp lại là đủ.
Nếu bạn đi cùng đồng nghiệp, hãy tách ra. Một nhóm người cùng cơ quan đứng túm tụm với nhau suốt buổi là cảnh rất thường gặp, và cũng là cách chắc chắn nhất để ra về mà không quen thêm ai.
Đồ ăn, thời gian và lúc ra về
Đồ ăn ở tiệc đứng thường là những miếng nhỏ, cầm bằng một tay. Hãy lấy ít, ăn nhanh, và để tay kia rảnh để bắt tay. Đứng chắn bàn đồ ăn để trò chuyện là thói quen nên tránh.
Một tay cầm ly, một tay cầm đĩa thì không bắt tay được. Nhiều người có kinh nghiệm chỉ cầm một thứ, và cầm ly ở tay trái để tay phải khô ráo khi bắt tay.
Thời gian ở lại phổ biến là khoảng một giờ đến một giờ rưỡi. Theo phép lịch sự, không nên về trước khách chính hay trước khi phần phát biểu kết thúc.
Khi về, nếu tiện, hãy chào cảm ơn chủ nhà. Và trong vài ngày sau, gửi một lời nhắn ngắn cho những người mới quen, nhắc lại câu chuyện đã nói. Đó là lúc một cuộc gặp ở tiệc trở thành một mối quan hệ.
Câu hỏi thường gặp
Có được dẫn theo người khác tới tiệc chiêu đãi không?
Chỉ khi thiệp mời ghi rõ mời kèm người đi cùng. Dẫn theo người không có tên trong danh sách có thể gặp khó ở cửa an ninh và làm chủ nhà khó xử.
Tiệc chiêu đãi có cần mang quà không?
Thường không cần với tiệc quốc khánh hay tiệc chiêu đãi lớn. Nếu được mời dự bữa tối nhỏ tại tư dinh đại sứ, một món quà nhỏ hoặc bó hoa là cử chỉ lịch sự.
Nếu không biết ngoại ngữ thì có nên đi không?
Vẫn nên đi nếu được mời. Nhiều khách ở tiệc nói tiếng Việt, và bạn có thể đi cùng một đồng nghiệp biết ngoại ngữ. Vài câu chào hỏi đơn giản là đủ để tạo thiện cảm.
Có nên xin chụp ảnh với đại sứ không?
Có thể, nếu lúc đó đại sứ không bận và bạn hỏi lịch sự. Nhưng hãy tránh làm việc này trong lúc hàng đón khách đang đông hay khi đại sứ đang trò chuyện với khách khác.
Tiệc chiêu đãi thường kéo dài bao lâu?
Thường khoảng hai giờ theo khung ghi trên thiệp. Khách không cần ở hết thời gian, ở lại khoảng một giờ đến một giờ rưỡi là phổ biến.
